Zarządzenie Nr 126/2023 z dnia 2023-08-18 w sprawie Zarządzenie Nr 126/2023 Marszałka Województwa Podlaskiego z dnia 18 sierpnia 2023 w sprawie udostępniania informacji publicznej oraz udostępnienia i przekazywania informacji sektora publicznego w celu ponownego wykorzystywania w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w Białymstoku.

Zarządzenie Nr 126/2023
Marszałka Województwa Podlaskiego
z dnia 18 sierpnia 2023

w sprawie udostępniania informacji publicznej oraz udostępnienia i przekazywania informacji sektora publicznego w celu ponownego wykorzystywania w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w Białymstoku.

Na podstawie art. 43 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie województwa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2094), art. 4 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2022 r., poz. 902) oraz art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (Dz. U. z 2021 r., poz. 1641 z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

I. Postanowienia ogólne

§ 1. Zarządzenie określa sposób postępowania w odniesieniu do udostępniania informacji publicznej oraz przekazywania informacji sektora publicznego w celu ponownego wykorzystywania.

§ 2. Ilekroć w Zarządzeniu jest mowa o:
1) BIP UMWP - Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego – należy przez to rozumieć urzędowy publikator teleinformatyczny;
2) departamencie – należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną wymienioną w Regulaminie UMWP;
3) Regulaminie UMWP – należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku;
4) u.d.i.p. – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej,
5) UMWP – należy przez to rozumieć Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego w Białymstoku;
6) u.o.d.p.w. – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego.

§ 3. 1. Wnioski o udostępnienie informacji publicznej i informacji sektora publicznego przyjmowane są w postaci elektronicznej lub papierowej, za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub w punkcie przyjęć korespondencji.
2. Wniosek o udostępnienie informacji publicznej nie wymaga szczególnej formy. Przykładowy pomocniczy wzór wniosku o udostępnienie informacji publicznej w brzmieniu stanowiącym załącznik nr 1 do zarządzenia podlega opublikowaniu na stronie internetowej bip.podlaskie.eu
3. Wniosek o udostępnienie informacji sektora publicznego powinien zawierać elementy określone w art. 39 ust. 3 u.o.d.p.w.
4. Wnioski o udostępnienie informacji publicznej i informacji sektora publicznego po wpłynięciu do UMWP niezwłocznie przekazywane są departamentu koordynującego udostępnianie informacji publicznej i informacji sektora publicznego zgodnie z Regulaminem UMWP.
5. Departament koordynujący udostępnianie informacji dokonuje rejestracji wniosków:
1) o udostępnienie informacji publicznej w rejestrze wniosków o udostępnienie informacji publicznej,
2) o udostępnienie informacji sektora publicznego w rejestrze wniosków o udostępnienie informacji sektora publicznego.
6. Departament koordynujący udostępnianie informacji przekazuje do rozpatrzenia wniosek o udostępnienie informacji publicznej lub wniosek o udostępnienie informacji sektora publicznego do departamentu zgodnie z właściwością rzeczową sprawy wynikającą z Regulaminu UMWP.
7. Udostępnienia Informacji publicznej i informacji sektora publicznego dokonuje departament zgodnie z właściwością rzeczową sprawy wynikającą z Regulaminu UMWP. Przygotowana odpowiedź przesyłana jest elektronicznie do wiadomości Sekretarza Województwa.
8. W przypadku wniosku o informację publiczną lub wniosku o informację sektora publicznego obejmującego swym zakresem informacje dotyczące właściwości kilku departamentów, za udostępnienie informacji wnioskodawcy odpowiedzialny jest departament koordynujący udostępnianie informacji publicznej i informacji sektora publicznego, na podstawie informacji uzyskanych z właściwych rzeczowo departamentów. Przygotowana odpowiedź przesyłana jest elektronicznie do wiadomości Sekretarza Województwa.
9. Jeżeli wnioskowana informacja publiczna została udostępniona w BIP UMWP, informuje się o tym niezwłocznie wnioskodawcę, wskazując jednocześnie dokładny adres strony internetowej BIP UMWP obejmującej wnioskowaną informację, a w przypadku informacji sektora publicznego wskazując ponadto na warunki wykorzystywania informacji zamieszczone w BIP UMWP.

II. Udostępnienie informacji publicznej

§ 4. Departament właściwy rzeczowo dokonuje badania wniosku pod kątem:
1) czy wnioskowana informacja znajduje się w zasobach UMWP;
2) czy wnioskowana informacja ma charakter informacji publicznej;
3) czy wniosek o informację dotyczy informacji publicznej czy informacji sektora publicznego;
4) czy wnioskowana informacja ma charakter informacji przetworzonej;
5) czy możliwe jest udostępnienie informacji zgodnie z wnioskiem co do sposobu i formy określonej we wniosku;
6) czy zachodzą przesłanki pobrania opłaty za dodatkowe koszty poniesione w związku ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia informacji lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku;
7) czy nie zachodzą przesłanki do odmowy udostępnienia informacji publicznej.

§ 5. 1. Udostępnienie informacji publicznej powinno nastąpić niezwłocznie nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku.
2. Jeżeli w toku rozpatrywania wniosku okaże się, że udzielenie informacji publicznej
w terminie nie będzie możliwe, departament powiadamia w tym terminie o powodach opóźnienia oraz o terminie, w jakim udostępni informację, nie dłuższym jednak niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku. Wzór powiadomienia o przedłużeniu terminu udzielenia informacji publicznej stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.
3. W przypadku, gdy wnioskowana informacja nie znajduje się w zasobach UMWP lub nie stanowi informacji publicznej w rozumieniu ustawy, departament powiadamia o tym fakcie wnioskodawcę w terminie, o którym mowa w ust. 1. Powiadomienie powinno zawierać uzasadnienie, dlaczego żądana informacja nie stanowi informacji publicznej lub informację o tym, że w zasobach Urzędu nie ma wnioskowanej informacji.
4. Jeżeli w wyniku analizy departament stwierdzi, iż wniosek dotyczy udostępnienia informacji publicznej przetworzonej, a z jego treści nie wynika, że jej udostępnienie jest szczególnie istotne dla interesu publicznego, wzywa wnioskodawcę do wykazania, że udostępnienie wnioskowanej wymagającej przetworzenia informacji będzie szczególnie istotne dla interesu publicznego.
W wezwaniu należy określić termin wykonania wezwania przez wnioskodawcę oraz powiadomić go o wydłużeniu terminu na udzielenie informacji publicznej zgodnie z u.d.i.p.. Wzór wezwania do wykazania szczególnie istotnego interesu publicznego stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.
5. Udzielenie wnioskowanej informacji publicznej przetworzonej następuje w przypadku wykazania przez wnioskodawcę, że udostępnienie informacji publicznej przetworzonej jest szczególnie istotne dla interesu publicznego.
6. W przypadku braku wykazania przez wnioskodawcę przesłanek, do udzielania wnioskowanej informacji publicznej przetworzonej wydaje się decyzję o odmowie udostępnienia informacji publicznej.
7. Jeżeli zachodzi brak możliwości udostępnienia informacji w sposób i formie zgodnej z wnioskiem, departament postępuje zgodnie z przepisami u.d.i.p.
8. W przypadku, gdy zajdzie konieczność wydania decyzji o odmowie lub umorzeniu postępowania o udzielenie informacji publicznej wzór decyzji przygotowuje departament właściwy do rozpatrzenia wniosku. Decyzja przekazywana jest elektronicznie do wiadomości Sekretarza Województwa oraz do podpisu do Marszałka Województwa.
9. Wzór decyzji o odmowie udostępnienia informacji publicznej stanowi załącznik nr 4 do zarządzenia.
10. Wzór decyzji o umorzeniu postępowania o udzielenie informacji publicznej stanowi załącznik nr 5 do zarządzenia.
11. Jeżeli nie zachodzą przesłanki do odmowy udzielenia informacji publicznej, departament udostępnia wnioskodawcy informację w sposób i formie wskazanym we wniosku, z zachowaniem postanowień § 3 ust. 7.

III. Udostępnienie informacji sektora publicznego

§ 6. Departament dokonuje badania wniosku pod kątem:
1) czy UMWP posiada informację w swoich zasobach;
2) czy wniosek spełnia wymogi formalne wniosku;
3) czy zostały określone warunki lub informacja będzie wykorzystywana na innych warunkach niż określone w BIP UMWP;
4) czy wniosek dotyczy informacji przetworzonej co do treści, formy i sposobu udostępnienia;
5) czy zachodzą przesłanki pobrania opłaty za przygotowanie i przekazanie informacji w sposób lub w formie wskazanej we wniosku;
6) czy prawo do ponownego wykorzystywania nie podlega ograniczeniu;
7) czy nie zachodzą przesłanki do odmowy udostępnienia informacji sektora publicznego.

§ 7. 1. Przy rozpatrywaniu wniosku o udostępnienie informacji sektora publicznego przepisy § 5 ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio, przy czym wzór powiadomienia o przedłużeniu terminu udostępnienia informacji sektora publicznego stanowi załącznik nr 6 do zarządzenia.
2. Jeśli wniosek nie spełnia wymogów formalnych określonych w u.o.d.p.w. departament wzywa do ich uzupełnienia wraz z pouczeniem o skutkach ich niedopełnienia, wzór wezwania stanowi załącznik nr 7 do zarządzenia.
3. Warunki i zasady ponownego wykorzystywania informacji sektora publicznego określa uchwała Nr 262/4840/2022 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 25 kwietnia 2022r.
w sprawie określenia warunków i zasad udostępniania informacji sektora publicznego do ponownego wykorzystywania gromadzonej w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego.
4. Jeśli wnioskowana informacja będzie wykorzystywana na innych warunkach niż określone w BIP UMWP wnioskodawcy przedstawia się ofertę. Wzór oferty zawierającej warunki ponownego wykorzystywania lub informacja o wysokości opłat za ponowne wykorzystywanie stanowi załącznik nr 8 do zarządzenia.
5. W przypadku gdy zajdzie konieczność wydania decyzji o warunkach ponownego wykorzystywania informacji sektora publicznego lub o wysokości opłaty wzór decyzji przygotowuje departament właściwy do rozpatrzenia wniosku. Decyzja przekazywana jest elektroniczne do wiadomości Sekretarza Województwa oraz do podpisu Marszałka Województwa. Wzór decyzji stanowi załącznik nr 9 do zarządzenia.
6. W przypadku gdy zajdzie konieczność wydania decyzji o odmowie wzór decyzji do podpisu Marszałkowi Województwa przygotowuje departament właściwy do rozpatrzenia wniosku. Decyzja przekazywana jest elektroniczne do wiadomości Sekretarza Województwa. Wzór decyzji stanowi załącznik nr 10 do zarządzenia.
7. Jeżeli nie zachodzą przesłanki do odmowy udostępnienia informacji sektora publicznego, departament udostępnia wnioskodawcy informację na określonych warunkach, w sposób i formie wskazanym we wniosku, z zachowaniem postanowień § 3. ust. 7.

IV. Ograniczenia dostępu do informacji

§ 8. 1. Ograniczenia udostępnienia informacji publicznej można dokonać jedynie w przypadkach uzasadnionych odrębnymi przepisami.
2. W przypadkach, o których mowa w ust. 1, należy dokonać ograniczenia dostępu poprzez:
1) wyłączenia jawności całej lub części informacji,
2) anonimizację informacji.
3. Anonimizacji podlegają wszystkie informacje, które umożliwią identyfikację osoby fizycznej, a w szczególności:
1) imię i nazwisko;
2) data i miejsce urodzenia;
3) numer PESEL;
4) seria i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz organ wydający dokument tożsamości;
5) adres zameldowania, zamieszkania lub korespondencyjny;
6) numer telefonu;
7) adres poczty elektronicznej;
8) numer konta bankowego;
4. W przypadkach, o których mowa w ust. 2, należy tego dokonać w porozumieniu z Inspektorem Ochrony Danych.
5. Czynności, o których mowa w ust. 2 dokonuje departament rozpatrujący wniosek. Wyłączenia jawności należy dokonać zgodnie z przepisami prawa. Anonimizacji należy dokonać zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami uniemożliwiającymi odczytanie zanonimizowanej informacji. Dyrektor departamentu odpowiada za wszystkie czynności dotyczące ograniczenia dostępu do informacji.

V. Dane osobowe

§ 9. 1. Przetwarzanie danych osobowych dotyczy osób składających do Urzędu wnioski o informację publiczną lub informację sektora publicznego oraz danych zawartych w informacjach udostępnianych.
2. Dane osobowe przetwarzane są w zakresie niezbędnym do udzielenia odpowiedzi na wniosek.
3. Dane osobowe pochodzą wyłącznie od osób, których dane dotyczą.
4. Dane osobowe udostępniane są tylko i wyłącznie podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa.
5. Dyrektor departamentu odpowiada za stosowanie i przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych w zakresie rozpatrywania spraw dotyczących udostępnienia informacji.

VI. Biuletyn Informacji Publicznej
§ 10. 1. Urząd tworzy i administruje urzędowym publikatorem teleinformatycznym BIP UMWP.
2. Administratorem strony BIP UMWP jest pracownik, o którym mowa w § 15 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej wyznaczony przez Marszałka Województwa Podlaskiego, będący pracownikiem departamentu koordynującego udostępnianie informacji publicznej i informacji sektora publicznego zgodnie z Regulaminem UMWP.
3. Na stronie BIP UMWP departament umieszcza informacje publiczne, których publikacja wynika z art. 6 u.d.i.p. oraz informacje, których umieszczenie wymagane jest na mocy innych przepisów, z tym, że:
1) informacje o kontrolach przeprowadzonych w UMWP przez jednostki zewnętrzne mogą być publikowane według załącznika nr 11 do zarządzenia,
2) informacje o kontrolach przeprowadzonych przez departamenty mogą być publikowane według załącznika nr 12 do zarządzenia.
4. Wypełnienie obowiązku wynikającego z ust. 3 nie zwalnia z udostępniania informacji publicznej zgodnie z zapisami ustawy.
5. Informacje publiczne, o których mowa w ust.3 publikowane są niezwłocznie w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty ich wytworzenia lub uzyskania informacji z podmiotów innych niż UMWP.
6. Departament przygotowując do publikacji informację publiczną zawierającą dane osobowe jest obowiązany przestrzegać zasad wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych.
7. W przypadku gdy dokument przygotowany do publikacji w BIP UMWP zawiera dane osobowe należy:
1) sprawdzić czy publikacja informacji jest konieczna z punktu widzenia obowiązujących przepisów prawa,
2) sprawdzić zakres danych, aby publikowany był minimalny ich zakres pozwalający zrealizować cel przetwarzania,
3) ustalić okres publikacji informacji w szczególności poprzez weryfikację ze szczególnymi przepisami prawa, w przypadku wątpliwości w zakresie ustalenia okresu publikacji należy skonsultować się z komórką wiodącą w zakresie archiwizacji.
8. W przypadku braku jednoznacznych przepisów dotyczących okresu publikacji, departament ustala okres publikacji tych danych z tym, że okres ten nie może być dłuższy niż jest to niezbędne do realizacji celów dla których informacja została wytworzona lub na okres wynikający z przepisów prawa.
9. W przypadku poniższych danych publikowanych w BIP UMWP okres publikacji ustala się:
1) dla ogłoszenia o naborze na wolne stanowiska urzędnicze, przez czas 3 miesięcy od dnia publikacji w BIP UMWP;
2) dla oświadczeń majątkowych, przez okres 6 lat, zgodnie z okresem przechowywania wskazanym w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt.
10. W przypadku innych, nie wyszczególnionych powyżej, informacje publiczne mogące zostać opublikowane w BIP UMWP będą opublikowane przez okres i na zasadach analogicznych do przechowywania w departamencie ich odpowiedników w formie papierowej.
11. Regulamin zamieszczania informacji w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białystoku, określa załącznik nr 13 do zarządzenia.

VII. Sposób pobierania oraz obliczania opłaty

§ 12. 1. Analizę wniosku o udostępnienie informacji publicznej i informacji sektora publicznego pod kątem dodatkowych kosztów, o których mowa w art. 15 ust. 1 u.o.d.i.p oraz art. 18 ust. 1 u.o.d.p.w. dokonuje każdorazowo departament, którego merytorycznie dotyczy wniosek o informację.
2. W przypadku wniosku o informację publiczną, dokonując analizy wysokości opłaty za sposób udostępnienia lub konieczność przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku, korzystając ze wzoru określonego w załączniku nr 14 do zarządzenia, należy:
1) skierować zapytanie o wyliczenie opłaty za sposób udostępnienia informacji lub jej przekształcenia do departamentu zgodnie z Regulaminem UMWP, właściwego do spraw zakupów materiałów biurowych lub obsługi urządzeń kserograficznych,
2) skierować zapytanie do departamentu zgodnie z Regulaminem UMWP, właściwego do spraw obsługi finansowej UMWP o podane numeru konta, na które wnioskodawca ma dokonać opłaty.
3. W przypadku wniosku o udostępnienie informacji sektora publicznego dokonując analizy wysokości opłaty związanej z przygotowaniem i przekazaniem oraz innymi czynnikami branymi pod uwagę przy nietypowych wnioskach, korzystając ze wzoru określonego w załączniku nr 15 do zarządzenia, należy:
1) skierować zapytanie o wyliczenie opłaty za sposób i formę udostępnienia informacji oraz inne czynniki brane pod uwagę przy nietypowych wnioskach, do departamentu zgodnie Regulaminem UMWP, właściwego do spraw zakupów materiałów biurowych lub obsługi urządzeń kserograficznych. Do załącznika dołącza się kopię wniosku o ponowne wykorzystywanie informacji sektora publicznego;
2) skierować zapytanie do departamentu zgodnie z Regulaminem UMWP, właściwego do spraw organizacji pracy w UMWP o wyliczenie kosztów czasu pracy, jaki trzeba poświęcić na przygotowanie informacji;
3) skierować zapytanie do departamentu zgodnie z Regulaminem UMWP, właściwego do spraw obsługi informatycznej UMWP o wyliczenie kosztów wynikających z dostosowania systemu teleinformatycznego oraz warunków technicznych i organizacyjnych niezbędnych do przekazywania informacji w sposób cykliczny za pomocą systemów teleinformatycznych;
4) skierować zapytanie do departamentu zgodnie z Regulaminem UMWP,
właściwego do spraw obsługi finansowej UMWP o podane rachunku bankowego, na które wnioskodawca ma dokonać opłaty.
4. Czynności wymienione w ust. 2 lub 3 należy zakończyć nie później – niż w terminie 7 dni od dnia wpływy wniosku.
5. Ustalając wysokość opłaty za udostępnienie informacji publicznej należy przestrzegać postanowień art. 15 ust. 2 u.o.d.i.p.
6. Ustalając wysokość opłaty za udostępnienie informacji sektora publicznego, należy przestrzegać postanowień art. 18 ust. 2-4 i art. 20 u.o.d.p.w.
7. Decyzję o pobraniu opłaty podejmuje dyrektor departamentu, do którego skierowany jest wniosek, nie później niż w przeciągu 14 dni od daty wpływu wniosku.
8. Opłatę wnioskodawca wpłaca na rachunek bankowy Urzędu.
9. Dokumenty zawierające wyliczenie opłaty dołącza się do wniosku o informację publiczną lub wniosku o informację sektora publicznego.
10. Dalszy tryb postępowania w przypadku informacji publicznej określa art. 15 ust 2 u.o.d.i.p.
11. Dalszy tryb postępowania w przypadku informacji sektora publicznego określają postanowienia art. 41 ust. 1 pkt 4, ust. 2-3, art. 42 ust. 1 pkt 1, ust. 2 i art. 43 ust. 1 u.o.d.p.w.

VIII. Odpowiedzialność i nadzór

§ 13. 1. Odpowiedzialność za koordynację działań mających na celu realizację obowiązku udostępnienia informacji publicznej i informacji sektora publicznego określa Regulamin UMWP.
2. Zobowiązuje się dyrektorów departamentów do:
1) nadzorowania wypełniania obowiązków związanych z dostępem do informacji publicznej i informacji sektora publicznego w zakresie spraw dotyczących departamentu;
2) wykonywania wszelkich czynności pozostających w zakresie kompetencji rzeczowej departamentu, związanych z udostępnianiem informacji publicznej i informacji sektora publicznego, w tym do udzielania niezwłocznie przedmiotowych informacji departamentowi odpowiedzialnemu za koordynację udostępniania informacji publicznej i informacji sektora publicznego;
3) nadzorowania wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych w zakresie prowadzonych stron BIP tych jednostek oraz w zakresie realizacji przepisów dotyczących udostępniania informacji;
4) nadzoru nad treścią oraz aktualnością i terminowością zamieszczanych informacji w BIP UMWP związanych z kompetencją rzeczową departamentu.
3. Departament odpowiedzialny zgodnie z Regulaminem UMWP za koordynację udostępniania informacji publicznej i informacji sektora publicznego, pełni nadzór w zakresie stosowania przepisów ustawy oraz niniejszego zarządzenia.

IX. Obsługa techniczna BIP UMWP

§ 14. 1. Departament odpowiedzialny zgodnie z Regulaminem UMWP za obsługę informatyczną UMWP odpowiada za realizację postanowień rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie BIP w zakresie technicznym.
2. Obowiązki wynikające z rozporządzenia, o którym mowa w ust. 1, określone zostały
w Polityce Bezpieczeństwa Informacji w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego.

X. Przepisy Końcowe

§ 14. Traci moc Zarządzenie Nr 118/2016 Marszałka Województwa Podlaskiego z dnia 16 grudnia 2016 r. w sprawie wykonywania obowiązku w zakresie udostępniania informacji publicznej w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w Białymstoku.

§ 15. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.