Zarządzenie Nr 121/2024 z dnia 2024-07-29 w sprawie w sprawie zasad używania samochodów służbowych i samochodów prywatnych do celów służbowych oraz obsługi transportowej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego

Zarządzenie Nr 121/2024
Marszałka Województwa Podlaskiego
z dnia 29.07.2024

w sprawie zasad używania samochodów służbowych i samochodów prywatnych do celów służbowych oraz obsługi transportowej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego

Na podstawie art. 43 ust. 1 i ust.3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2024 r., poz. 566) zarządzam, co następuje:

I.    Postanowienia ogólne
§ 1. Kierując się zasadą oszczędności oraz racjonalizacji kosztów transportu, w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego, zwanym dalej „Urzędem” ustala się:
1)    zasady używania samochodów służbowych;
2)    zakres obowiązków i odpowiedzialności pracowników Urzędu, którym powierzono samochód służbowy oraz pracowników Urzędu kierujących samochodem służbowym;
3)    zasady używania prywatnych samochodów osobowych do celów służbowych.

§ 2.  Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:
1)    samochód służbowy – samochód kolumny transportowej, użytkowany przez pracowników Urzędu;
2)    komórka organizacyjna – departament /biuro/ stanowisko pracy w Urzędzie;
3)    kontrolka drogowa – miesięczną kontrolkę wyjazdów pojazdów transportu ogólnego, miesięczną kontrolkę wyjazdów pojazdów VIP;
4)    użytkownik – osobę zatrudnioną na stanowisku kierowcy lub innego pracownika Urzędu kierującego samochodem służbowym;
5)    kolumna transportowa – zasób posiadanych przez Urząd samochodów służbowych;
6)    kierowca transportu ogólnego – osobę zatrudnioną na tym stanowisku, uprawnioną do kierowania samochodami służbowymi Urzędu;
7)    kierowca obsługi VIP - osobę zatrudnioną na tym stanowisku, uprawnioną do kierowania samochodami służbowymi, obsługującą Zarząd Województwa Podlaskiego, Sekretarza Województwa i Przewodniczącego Sejmiku Województwa Podlaskiego;  
8)    pracownik, któremu powierzono samochód służbowy – pracownika Urzędu, który protokołem zdawczo-odbiorczym przyjął samochód;
9)    pracownik prowadzący sprawy transportu – pracownika Urzędu prowadzącego dokumentację transportową, odpowiedzialnego za przestrzeganie terminów badań technicznych samochodów służbowych, wystawiającego kontrolki drogowe i odpowiedzialnego za sprawdzanie prawidłowości rozliczania samochodów służbowych;
10)   osoba nadzorująca sprawy transportu – Dyrektora komórki organizacyjnej realizującej, zgodnie z Regulaminem organizacyjnym, zadania dotyczące obsługi transportowej Urzędu;
11)   samochód prywatny – samochód stanowiący własność lub współwłasność pracownika lub osoby zatrudnionej na podstawie umowy cywilnoprawnej, albo pozostający w ich dyspozycji na innej podstawie, wykorzystywany za zgodą Marszałka Województwa bądź Sekretarza Województwa do realizacji zadań służbowych;
12)   zapotrzebowanie – zapotrzebowanie złożone na przydział samochodu służbowego;
13)   obsługa codzienna OC – obsługę pojazdu wykonywaną przez kierowcę, polegającą na kontroli stanu pojazdu i wykonywaniu prostych zabiegów technicznych, utrzymujących samochód we właściwym stanie technicznym (m. in. sprawdzenie poprawności działania układu hamulcowego, ciśnienia w ogumieniu, poziomu paliwa, płynów i oleju, świateł, sygnałów dźwiękowych, wycieraczek oraz pielęgnację wnętrza i nadwozia pojazdu);
14)   okresowa obsługa techniczna – okresową obsługę techniczną pojazdu, polegającą na przeprowadzaniu badań stanu technicznego pojazdu zgodnie z instrukcją obsługi danej marki, w warsztatach mechaniki pojazdowej po określonym przebiegu kilometrów i obejmującą w szczególności: smarowanie, czyszczenie, kontrolę stanu technicznego, regulację, niezbędne wymiany części, płynów, olejów, diagnostykę;
15)   komórka organizacyjna właściwa do zarzadzania zasobami ludzkimi – komórkę, której zgodnie z zapisami Regulaminu organizacyjnego powierzono  prowadzenie spraw z zakresu realizacji polityki kadrowej i obsługi płac.

II.    Zasady używania samochodów służbowych

§ 3.  1. Samochodami służbowymi Urzędu mogą kierować pracownicy posiadający odpowiednią kategorię prawa jazdy, posiadający aktualne zaświadczenie o braku przeciwwskazań zdrowotnych do kierowania samochodami służbowymi, wystawione przez lekarza medycyny pracy.
2.    Komórka organizacyjna właściwa do zarządzania zasobami ludzkimi, po uzyskaniu od pracownika zaświadczenia, o którym mowa w ust. 1, informuje pracownika prowadzącego sprawy transportu o terminie ważności zaświadczenia.
3.    Pracownik prowadzący sprawy transportu prowadzi rejestr osób posiadających aktualne zaświadczenie lekarskie.

§ 4. 1. Komórka organizacyjna właściwa do realizacji zadań w zakresie obsługi transportowej Urzędu, zapewnia stały dostęp do samochodów służbowych:
1)    Zarządowi Województwa Podlaskiego;
2)    Przewodniczącemu Sejmiku Województwa Podlaskiego;
3)    Sekretarzowi Województwa;
4)    wyznaczonym komórkom organizacyjnym Urzędu;
5)    pracownikom Urzędu.
2.    Ze względu na charakter potrzeb transportowych, samochody w kolumnie transportowej dzielą się na:
1)    samochody z kierowcą;
2)    samochody bez kierowcy.
3.    Ze względu na zakres podmiotowy obsługi transportowej, samochody w kolumnie transportowej dzieli się na:
1)    kolumnę transportową ogólną;
2)    kolumnę transportową VIP.

§ 5. Do eksploatacji dopuszczane są wyłącznie samochody służbowe sprawne technicznie i wyposażone zgodnie z przepisami prawa o ruchu drogowym.

§ 6. Dopuszczony do eksploatacji samochód służbowy, na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, przydzielony jest imiennie użytkownikowi, który ponosi odpowiedzialność za przyjęty pojazd. Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

§ 7. 1. W celu rezerwacji samochodu służbowego, ze względu na charakter potrzeby transportowej, obligatoryjne jest złożenie wniosku, do komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za sprawy transportu, według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 (przy zamówieniu samochodu z kierowcą) lub załącznik nr 2a (przy zamówieniu samochodów służbowych bez kierowcy) do niniejszego zarządzenia.
2.    Zamówienie, o którym mowa w ust. 1, powinno być złożone:
1)    nie później niż do godz. 12.00 w dniu poprzedzającym wyjazd lokalny – wyjazd odbywający się w miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy;
2)    co najmniej na dwa dni robocze przed planowanym wyjazdem do miejscowości na terenie województwa podlaskiego;
3)    co najmniej na trzy dni robocze przed planowanym wyjazdem poza teren województwa podlaskiego;
4)    co najmniej na pięć roboczych dni przed planowanym wyjazdem poza granicę kraju.
3.    Przydział samochodów służbowych dokonywany jest w kolejności zgłoszeń z zachowaniem hierarchii celu podróży oraz w ramach posiadanych możliwości.
4.    W wyjątkowych sytuacjach zamówienie na samochód może być zgłoszone bez zachowania terminu określonego w ust. 2, a w przypadku wyjazdów lokalnych dopuszcza się możliwość zgłoszenia telefonicznego.
5.    Postanowienia ust. 1 - 4 nie dotyczą: Marszałka, Wicemarszałków, Członków Zarządu Województwa Podlaskiego, Sekretarza Województwa oraz Przewodniczącego Sejmiku Województwa, posiadających do własnej dyspozycji samochody służbowe.

§ 8. 1. Dyrektor komórki organizacyjnej, której został przyznany samochód służbowy z kierowcą, zobowiązany jest do organizowania pracy kierowcy w sposób umożliwiający zachowanie obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności ustawy  z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2024, poz. 220).
2.    Samochód kolumny transportowej bez kierowcy może być przyznany na czas nieokreślony lub określony, do wyłącznej obsługi jednej z komórek organizacyjnych Urzędu lub osób uprawnionych w związku z charakterem wykonywanych przez nich zadań. Wniosek w tej sprawie (wzór stanowi załącznik nr 7 do niniejszego zarządzenia) wraz z uzasadnieniem składa dyrektor zainteresowanej komórki organizacyjnej do Sekretarza Województwa. Nadzór nad celowym i zgodnym z przeznaczeniem używaniem samochodu służbowego przydzielonego do wyłącznej obsługi komórki organizacyjnej lub osoby uprawnionej, sprawuje jej Dyrektor.
3.    Dyrektor komórki organizacyjnej, której przyznano samochód służbowy bez kierowcy, zobowiązany jest do niezwłocznego przekazania pojazdu do dyspozycji Urzędu w przypadku:
1)    ustania zatrudnienia albo utraty prawa jazdy lub innych uprawnień przez pracownika użytkującego samochód służbowy i nie wyznaczenia na jego miejsce innego pracownika;
2)    utraty prawa do użytkowania samochodu służbowego;
3)    niestosowania się do postanowień zapisów niniejszego zarządzenia;
4)    cofnięcie zgody przez Sekretarza.

III.   Zakres obowiązków i odpowiedzialności użytkowników, którym powierzono samochód służbowy oraz kierujących samochodami służbowymi

§ 9. Użytkownik samochodu służbowego zobowiązany jest do możliwie najlepszego jego zabezpieczenia, niepozostawiania bez nadzoru dokumentów pojazdu oraz innych cennych przedmiotów.

§ 10. 1. Użytkownik zobowiązany jest w szczególności do:
1)    wykorzystywania samochodu tylko do celów służbowych;
2)    rozliczania przejazdów służbowych, w tym wypełniania miesięcznej kontrolki drogowej, której wzory stanowią załączniki nr 3 i nr 4 do zarządzenia;
3)    przestrzegania zasad postępowania w przypadku kolizji, wypadku drogowego, kradzieży i podobnych zdarzeń określonych w § 12 ust. 5 niniejszego zarządzenia;
4)    przestrzegania określonych w zarządzeniu zasad eksploatacji samochodów służbowych;
5)    niezwłocznego zgłaszania wszelkich zauważonych nieprawidłowości w działaniu samochodu służbowego osobie nadzorującej sprawy transportu;
6)    dbania o czystość samochodu służbowego wewnątrz i na zewnątrz;
7)    bezwzględnego przestrzegania zakazu palenia wyrobów tytoniowych i elektronicznych wewnątrz samochodu służbowego.
2.    Użytkownik nie może użyczać samochodu służbowego osobom trzecim, z wyjątkiem szczególnie uzasadnionych sytuacji losowych.
3.    Użytkownik nie może użytkować samochodu służbowego w sposób mogący zwiększyć ryzyko jego uszkodzenia.
4.    Użytkownik zobowiązany jest do używania samochodu służbowego zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa o ruchu drogowym.
5.    Po zakończonej pracy samochód służbowy winien być przechowywany w garażach Urzędu lub na parkingach Urzędu, a w uzasadnionych przypadkach, za zgodą osoby nadzorującej sprawy transportu, w innych miejscach.

§ 11. 1.  Za sprawność samochodu służbowego do jazdy odpowiedzialny jest kierowca, który zobowiązany jest do wykonywania obsługi codziennej oraz okresowej obsługi technicznej.
2.    W stosunku do samochodów służbowych w okresie gwarancji, należy przestrzegać warunków gwarancyjnych określonych przez producenta.
3.    Utrata prawa do kierowania samochodem służbowym następuje w przypadku, gdy pracownik, któremu został on przypisany, nie wykonuje pracy z powodu:
1)    urlopu bezpłatnego lub szkoleniowego trwającego nieprzerwanie dłużej niż 30 dni;
2)    urlopu wychowawczego;
3)    zwolnienia lekarskiego trwającego nieprzerwanie dłużej niż 30 dni;
4)    innej nieobecności trwającej dłużej niż 30 dni.
4.    Komórka organizacyjna właściwa do zarządzania zasobami ludzkimi, po ustaniu przypadków określonych w ust. 3 kieruje pracownika do lekarza medycyny pracy w celu uzyskania aktualnego zaświadczenia o braku przeciwwskazań do kierowania samochodami służbowymi.
5.    W okresie nieobecności użytkownika samochodu służbowego, kierowcy transportu ogólnego oraz kierowcy obsługi VIP, samochody służbowe są wykorzystywane przez innych pracowników Urzędu.

§ 12. 1. Kierowca transportu ogólnego oraz kierowca obsługi VIP nie może wprowadzać jakichkolwiek zmian technicznych w samochodzie służbowym.
2.    W samochodach wyposażonych w urządzenia monitorujące, kierowca obowiązany jest przed każdym wyjazdem służbowym włączyć urządzenie, a następnie po zakończeniu pracy je wyłączyć.
3.    Wszelkie przeglądy techniczne, naprawy oraz inne czynności serwisowe mogą być dokonywane wyłącznie na stacjach obsługi wskazanych przez pracownika prowadzącego sprawy transportu, z wyjątkiem sytuacji awaryjnych.
4.    Zakupu paliw do samochodów służbowych dokonuje się na podstawie zawartej przez Urząd umowy o zakupie paliw płynnych, na stacjach paliw wskazanych przez pracownika prowadzącego sprawy transportu. Przy każdym zakupie paliwa kierowca powinien tankować zbiornik paliwa do pełna.
5.    W przypadku spowodowania bądź uczestnictwa w kolizji lub wypadku drogowym, użytkownik zobowiązany jest do niezwłocznego zawiadomienia o tym fakcie osoby odpowiedzialnej za sprawy transportu w Urzędzie oraz dopełnienia na miejscu wszelkich formalności niezbędnych do zabezpieczenia miejsca wypadku/kolizji, w szczególności: udzielenia pomocy rannym i wezwania służb ratunkowych (w przypadku wypadku), wezwania Policji, a także dopełnienia wszelkich formalności niezbędnych do uzyskania odszkodowania od ubezpieczyciela, zawartych w ogólnych warunkach ubezpieczenia.
6.    W przypadku kradzieży samochodu służbowego lub elementów jego wyposażenia, kierowca zobowiązany jest do zabezpieczenia miejsca zdarzenia, zawiadomienia organów ścigania oraz niezwłocznego poinformowania o zaistniałym wydarzeniu osoby odpowiedzialnej za sprawy transportu w Urzędzie.    

§ 13. 1. Miesięczne kontrolki drogowe wypełniane są przez kierowców na bieżąco.
2.   Miesięczna kontrolka drogowa musi być przed wyjazdem wypełniona przez kierowcę na stronie 1. w rubrykach: 4, 5, 6, 9 (stan licznika na początku miesiąca), 12 oraz w kolumnach dotyczących szczegółowych informacji na temat wyjazdu - 1, 2, 3, 4, 5, 6 i 10 w rubryce odpoczynek dobowy (z podaniem dobowego odpoczynku, tj. od zakończenia pracy w dniu poprzednim do rozpoczęcia pracy w kolejnym dniu)  i potwierdzona w zakresie wykonania OC. Czas na obsługę codzienną przed wyjazdem wynosi 10 minut i jest zaliczony do czasu pracy, czas na obsługę codzienną po powrocie z podróży wynosi 10 minut i może być zaliczony jako praca w godzinach nadliczbowych, jeżeli została wykonana po nominalnym czasie pracy.
3.   W trakcie wykonywanych czynności kierowcy dokonują odpowiednich wpisów
na odwrocie miesięcznej kontrolki drogowej w kolumnie 10 i rubrykach: czas prowadzenia pojazdu, wykonywanie innej pracy, przerwa w prowadzeniu pojazdu, dyżur.
4.   Po zakończeniu jazdy kierowca obowiązany jest wpisać w kolumnie 7 godzinę powrotu w celu stwierdzenia zgodności zapisów w karcie z przebytą trasą oraz przedłożyć dysponentowi kartę do podpisu w kolumnie 11 (podpis dysponenta).
5.  Bezpośrednio po przybyciu do siedziby Urzędu kierowca wypełnia kolumny 8, 9.
6.  W miesięcznych kontrolkach wyjazdów pojazdów transportu ogólnego niedopuszczalne są zapisy typu: „Białystok – miasto”, „Białystok – jazda po mieście”. Podczas jazdy samochodów służbowych transportu ogólnego obligatoryjne jest wpisywanie nazwy ulic, obiektów lub instytucji.
7.  W miesięcznych kontrolkach wyjazdów pojazdów transportu VIP, w przypadku wyjazdów w delegację poza miejsce wykonywania pracy określone w umowie o pracę, należy je wskazać. W pozostałych przypadkach trasa określana jest jako „teren województwa”.
8.   Zwrot wykorzystanych miesięcznych kart drogowych powinien nastąpić po zakończeniu danego miesiąca, nie później jednak niż 5 dnia kolejnego miesiąca.
9.  Miesięczne kontrolki drogowe kierowców obsługujących Zarząd Województwa, Sekretarza Województwa oraz Przewodniczącego Sejmiku Województwa, po zakończeniu miesiąca są rozliczane przez kierowców i podpisywane przez dysponenta na pierwszej stronie miesięcznej kontrolki wyjazdów pojazdów transportu VIP w rubryce „uwagi”.
Kolumny 4 oraz 11 wypełniane są w przypadku zmiany użytkownika samochodu służbowego oraz wyjazdu z innym dysponentem niż VIP.
10. Pozostałe miesięczne kontrolki drogowe muszą być każdorazowo potwierdzane podpisem dysponenta wyjazdu służbowego w miejscu do tego wyznaczonym.

IV.    Zakres zadań i odpowiedzialności pracownika prowadzącego sprawy transportu

§ 14. 1. Miesięczna kontrolka drogowa wydawana jest w celu wykonania przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023, poz. 120) oraz ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2024, poz. 220).
2.    Pracownik prowadzący sprawy transportu, na początku każdego miesiąca wydaje kierowcom kontrolki drogowe, odpowiednie dla poszczególnych rodzajów transportu:
1)   dla kierowców transportu ogólnego – miesięczna karta wyjazdów pojazdów transportu ogólnego – wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia;
2)   dla kierowców obsługi VIP – miesięczna karta wyjazdów pojazdów transportu VIP – wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia.
3.   Przed przekazaniem kierowcy miesięcznej kontrolki drogowej zostaje
ona opatrzona kolejnym numerem ewidencyjnym, ostemplowana nazwą pracodawcy i właściciela pojazdu oraz podpisem pracownika prowadzącego sprawy transportu. Miesięczna kontrolka drogowa staje się drukiem ścisłego zarachowania po wpisaniu do „Księgi druków ścisłego zarachowania”.

§ 15. 1 Weryfikując zapisy w miesięcznej kontrolce drogowej pracownik prowadzący sprawy transportu wykonuje następujące czynności:
1)  analizuje zapisy dotyczące wskazań licznika kilometrów, w zakresie zgodności początkowego stanu licznika ze stanem końcowym z poprzedniej kontrolki drogowej;
2)  analizuje kompletność dokonanych zapisów we wszystkich wymaganych rubrykach;
3)  sprawdza, czy w przypadku wyjazdów samochodów kolumny transportowej ogólnej, dysponent dokonał potwierdzenia odbytej podróży służbowej w kolumnie 11;
4)  analizuje zapisy mające wpływ na rozliczenie czasu pracy: godzinę rozpoczęcia pracy oraz na czas postoju i jazdy. Szczególną uwagę należy zwrócić na zapisy dotyczące godzin nadliczbowych. Wszystkie kilometry z poszczególnych jazd powinny być zsumowane przez kierowcę. Suma ta musi być zgodna z rubryką nr 10 kontrolki drogowej;
5)  ustala prawidłowość rozliczenia paliwa.

V.   Normy zużycia paliwa

§ 16. 1.  Podstawą rozliczenia paliwa w danym miesiącu jest porównanie ilości zużytego paliwa z ustaloną dla danego typu samochodu, fabryczną normą zużycia paliwa w cyklu mieszanym na 100 km, nie przekraczającą 15 % średniej zużycia paliwa z eksploatacji samochodu ustaloną w 3 miesiącach poprzedzających wyliczany miesiąc.
2.  Jeżeli w miesiącu rozliczeniowym ilość zużytego paliwa, w przeliczeniu na 100 km, przekroczy o 15 % średnią ilość wyliczoną z ostatnich trzech miesięcy eksploatacji samochodu pracownik zatrudniony na stanowisku kierowcy bądź pracownik któremu protokołem powierzono nadzór nad samochodem, zobowiązany jest złożyć wyjaśnienie dotyczące przyczyn wzrostu zużycia paliwa. Wyjaśnienie dołącza się do miesięcznej kontrolki drogowej.
3.  Miesięczne rozliczenia zużycia paliwa są przedstawiane do zatwierdzenia osobie nadzorującej sprawy transportu.

VI.  Zasady używania prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych

§ 17. 1. Dopuszcza się możliwość używania samochodów prywatnych, przez osoby zatrudnione w Urzędzie, do realizacji celów służbowych.
2.    Przyznanie pracownikowi miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne z tytułu korzystania z samochodu prywatnego do realizacji celów służbowych oraz wydanie zgody na odbycie podróży służbowych (wyjazdów zamiejscowych) samochodem prywatnym, wymaga jednoczesnego spełnienia następujących kryteriów:
1)    merytorycznego uzasadnienia: w podróż służbową zabiera się dokumenty, materiały promocyjne lub inne przedmioty utrudniające przejazdy komunikacją publiczną lub miejsce docelowe znajduje się po za obszarem komunikacji publicznej lub zaistniały inne ważne powody;
2)    zapewnienia odpowiednich środków w budżecie Urzędu;
3)    posiadania ważnych badań lekarskich przewidzianych dla kierowcy.
3.    Sekretarz Województwa lub osoba z upoważnienia Sekretarza, na wniosek pracownika, może wyrazić zgodę na używanie prywatnego samochodu do celów służbowych:
1)    w jazdach lokalnych ze wskazaniem miesięcznego limitu kilometrów;
2)    w jazdach lokalnych według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu;
3)    w jazdach zamiejscowych z tytułu podróży służbowej krajowej lub zagranicznej.
4.    Wzór wniosku pracownika o odbycie podróży służbowej samochodem prywatnym, określa załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia.
5.    Podstawą korzystania z samochodu prywatnego w celach służbowych w jazdach lokalnych jest zawarta z pracownikiem umowa dotycząca używania prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych, której wzór określają załączniki nr 6 lub nr 6a do niniejszego zarządzenia.
6.    Rozliczenie kosztów używania samochodów prywatnych do celów służbowych następuje się na podstawie dokumentów, których wzory zostały określone w Instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w Białymstoku:
1)    polecenia wyjazdu służbowego;
2)    rachunku kosztów podróży;
3)    karty instrukcyjnej dla dokumentu dotyczącego polecenia wyjazdu służbowego, rachunku kosztów podróży;
4)    oświadczenia do umowy o używanie do celów służbowych prywatnego samochodu osobowego;
5)    oświadczenia /km/ do umowy o używanie do celów służbowych prywatnego samochodu osobowego.
7.    Stawka za 1 km przebiegu dla danego samochodu prywatnego jest ustalana w maksymalnej wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r., Nr 27, poz. 271 z późn. zm.).
8.    W przypadku komórek organizacyjnych realizujących projekty współfinansowane z Funduszy Europejskich, zwrot kosztów następuje z uwzględnieniem wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach programów.

VII.    Postanowienia końcowe

§ 18. 1. Wykonanie zarządzenia powierza się odpowiednio:
1)    Dyrektorowi komórki organizacyjnej realizującej zadania dotyczące obsługi transportowej Urzędu – w zakresie zarządzania, korzystania, organizacji, gospodarki, eksploatacji, administrowania, rozliczania kosztów, planowania oraz obsługi środków transportu;
2)    wszystkim komórkom organizacyjnym – w zakresie efektywnego, gospodarnego i celowego dysponowania samochodami służbowymi oraz prywatnymi wykorzystywanymi do celów służbowych, a także umieszczania w Rejestrze umów cywilnoprawnych, umów zawartych w związku z używaniem prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych;
3)    Dyrektorom komórek organizacyjnych – w zakresie sprawdzania pod względem merytorycznym rzetelności danych zawartych w dowodach księgowych, a także celowości, gospodarności i legalności operacji dokonanych w oparciu o ten dowód;
4)    komórce organizacyjnej właściwej do zarządzania zasobami ludzkimi – w zakresie obowiązków informacyjnych dotyczących spraw pracowniczych związanych z odbywaniem podróży służbowych oraz uzyskiwania aktualnych zaświadczeń potwierdzających uprawnienia do kierowania samochodami służbowymi;
5)    kierującym samochodami służbowymi – w zakresie obowiązków przestrzegania powszechnie obowiązujących przepisów prawa regulujących zagadnienia objęte niniejszym zarządzeniem;
6)    pracownikom – w zakresie właściwej eksploatacji samochodów służbowych, rozliczania kosztów podróży służbowej na podstawie wzorów dokumentów załączonych lub wymienionych w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowych, dokumentowania operacji gospodarczych: poleceniem wyjazdu służbowego wraz z rachunkiem kosztów podróży i dołączonymi do niego rachunkami stwierdzającymi poniesione wydatki, a w przypadku korzystania z samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych zawarcia umowy cywilno-prawnej.
2.    W przypadku komórek organizacyjnych realizujących zadania współfinansowane ze środków unijnych dopuszcza się wprowadzanie dodatkowych procedur, modyfikacji lub uzupełnienia danych określonych w załącznikach do zarządzenia w sposób, który nie prowadzi do naruszenia podstawowych zasad obiegu dokumentacji, kompetencji oraz wysokości i sposobu obliczania świadczeń finansowanych przez Urząd.

§ 19. 1. Sekretarz Województwa nadzoruje wykonywanie zarządzenia.
2.    Sekretarz Województwa cofa dyspozycję przydziału samochodu służbowego, jeżeli pojazd nie jest właściwie użytkowany lub zaniedbywane są obowiązki i warunki korzystania z samochodów służbowych.

§ 20.  Traci moc zarządzenie nr 121/2023 Marszałka Województwa Podlaskiego z dnia 4 sierpnia 2023 r. w sprawie korzystania z pojazdów w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego.

§ 21.   Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.