Informacje Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego dla Sygnalisty dokonującego zgłoszenia zewnętrznego

Informacje Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego dla Sygnalisty dokonującego zgłoszenia zewnętrznego:

I. Informacje ogólne

1. Zgłoszenie zewnętrzne może zostać dokonane z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenia zewnętrznego można dokonać również Rzecznikowi Praw Obywatelskich, a w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
3. Szczegółowy tryb postępowania ze zgłoszeniem zewnętrznym wynikający z ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów znajdzie Pan/Pani w „Procedurze przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych” stanowiącej załącznik do Uchwały Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 19 grudnia 2024 r. Nr 54/1090/2024 w sprawie ustalenia procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszenia prawa i podejmowania działań następczych, dostępnej pod adresem https://bip.podlaskie.eu/ .
4. W przedmiotowej Informacji znajdą Pan/Pani najważniejsze wiadomości dotyczące dokonywania zgłoszeń zewnętrznych.

II. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego kierowanego do organu publicznego

Zgłoszenia zewnętrznego kierowanego do Organu publicznego Województwa Podlaskiego - Zarządu Województwa Podlaskiego, dokona Pan/Pani za pośrednictwem podmiotu obsługującego w/w Organ – Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego pisemnie lub ustnie.

Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia:
1) w postaci pisemnej na adres do korespondencji - Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego ul. M. Curie - Skłodowskiej 14, 15-097 Białystok - w zamkniętej kopercie z dopiskiem na kopercie „zgłoszenie zewnętrzne naruszenia prawa;
2) ustnie do protokołu sporządzonego w trakcie spotkania. Spotkanie można umówić telefonicznie pod numerem 451-283-034 w godzinach pracy Urzędu. Spotkanie odbywa się w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia.

III. Warunki objęcia sygnalisty ochroną

1. Jako Sygnalista podlega Pan/Pani ochronie przed podejmowaniem działań odwetowych lub ich próbą oraz groźbą zastosowania takich działań.
2. Ochrona rozpoczyna się od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał Pan/Pani uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
3. Osoba, która dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, nie korzysta z ochrony wynikającej z niniejszej procedury, jeśli dokonując zgłoszenia wiedziała, że do naruszenia prawa nie doszło. Osoba taka może natomiast na podstawie art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów podlegać grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

IV. Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego

1. Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, w tym możliwie precyzyjne określenie:
1) organu publicznego do którego kierowane jest zgłoszenie;
2) daty oraz miejsca zaistnienia naruszenia prawa;
3) opisu przedmiotu naruszenia prawa;
4) osoby, której zgłoszenie dotyczy;
5) ewentualnej osoby pokrzywdzonej;
6) ewentualnych świadków naruszenia prawa;
7) wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia;
8) preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego;
9) adresu do kontaktu.
2. Jeśli Pana/Pani zgłoszenie będzie anonimowe lub podane dane nie będą umożliwiały identyfikacji Pana/Pani osoby, zgłoszenie zostanie pozostawione bez rozpoznania.
3. W przypadku gdy przedstawione informacje nie pozwalają na pełne wyjaśnienie stanu faktycznego zwrócimy się do Pana/Pani, o wyjaśnienie lub dodatkowe informacje.
4. Jeżeli przedstawienie w/w informacji może zagrozić ochronie Pana/Pani poufności może Pani sprzeciwić się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
5. Gdy Organ publiczny, do którego kierował Pan/Pani zgłoszenie, okaże się nie właściwym, dokonamy ustalenia innego Organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych i przekaże Pani/Panu taką informację.

V. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji

1. Informację zwrotną na temat zgłoszenia przekażemy Panu/Pani w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia jego przyjęcia.
2. Wiadomość zwrotna będzie zawierać informacje na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
3. W uzasadnionych przypadkach informację zwrotną przekażemy w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu Pana/Panią o tym, przed upływem 3 miesięcy od dnia zgłoszenia.
4. Poinformujemy Pana/Panią także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia.
5. W przypadku nie podania przez Pana/Panią danych adresowych Organ Publiczny nie przekaże Panu/Pani informacji zwrotnych w przedmiocie rozpoznania Zgłoszenia.

VI. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych

1. Kanały komunikacji przyjęte przez Organ publiczny na potrzeby przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych:
1) są niezależne od kanałów komunikacji wykorzystywanych w ramach zwykłej działalności tych organów;
2) zapewniają kompletność, poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych;
3) pozwalają na przechowywanie informacji w sposób trwały w celu umożliwienia prowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego.

2. Organ publiczny gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:
1) uniemożliwia uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;
2) zapewnia ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
3. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

VII. Zasady przetwarzania danych osobowych

1. Pani/Pana dane osobowe jako sygnalisty, pozwalające na ustalenie tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że Pan/Pani wyrazi na to zgodę.
2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
3. Przed dokonaniem ujawnienia, o którym mowa w ust. 2, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadomi Pana/Panią, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
4. Organ publiczny po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
5. Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm. 2), zwanego dalej "rozporządzeniem 2016/679", nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
6. Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g Rozporządzenia 2016/679 w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie.
7. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
8. Organ publiczny usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) nie stosuje się.
9. Przepisu ust. 8 nie stosuje się w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.

VIII. Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

Działania następcze podejmowane w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym w szczególności mogą polegać na:
1) dokonaniu stosownych zgłoszeń odnoszących się do naruszenia prawa;
2) podjęciu sankcji wobec osób, które doprowadziły do naruszenia prawa;
3) modyfikacji lub uzupełnieniu istniejących procedur w celu uniknięcia w przeszłości podobnych naruszeń;
4) wzmocnienie mechanizmów kontroli;
5) dodatkowych działaniach edukacyjnych oraz szkoleniowych wprowadzonych w celu zwiększenia świadomości pracowników i współpracowników w obszarze identyfikacji i zapobiegania naruszeniom;
6) zmianach organizacyjnych mających na celu zapewnienie efektywnego zarządzania obszarami, których przedmiotowy dotyczyły.

IX. Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
2. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego lub prawo do zadośćuczynienia.
3. Osobie, która chce dokonać zgłoszenia naruszenia prawa w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów przysługuje na mocy art. 41 ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej możliwość skorzystania z poufnej porady prawnej.
4. Poufna pomoc prawna, w zakresie ochrony sygnalistów, świadczona jest telefonicznie dwa razy w tygodniu:
1) we wtorek w godzinach 8.00-12.00;
2) w czwartek w godzinach 12.00-15.00;
pod numerem telefonu 451-283-034.

X. Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności

1. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
2. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w ust. 1, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
3. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
4. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.


XI. Możliwość skorzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić
w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych

1. Przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego zachęcamy Pana/Panią do skorzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych u pracodawcy, u którego występuje podejrzenie, że doszło do naruszenia prawa, szczególnie wtedy, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu.
2. Jeżeli obawia się Pan/Pani działań odwetowych ze strony podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, zgłoszenia zewnętrznego można dokonać z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego.

XII. Dane Kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

1. Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa lub że jest nierówno traktowany.
2. Kontakt do Rzecznika:
1) informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl ;
2) adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa;
3) istnieje także możliwość przekazania zgłoszenia w języku migowym, anonimowo poprzez formularz kontaktowy na stronie lub osobiście w jednym z oddziałów. Szczegóły znajdą Państwo pod adresem: https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/zlozenie-wniosku-do-rzecznika-praw-obywatelskich 

Powrót na początek strony