Oferta pracy na stanowisko: główny specjalista z dnia 2023-10-06

BKP-I.210.18.2023.MH

OGŁOSZENIE O NABORZE

Marszałek Województwa Podlaskiego ogłasza otwarty i konkurencyjny nabór kandydatów na wolne stanowisko głównego specjalisty w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w Białymstoku

Ofertę na stanowisko głównego specjalisty w Biurze Administracyjnym w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w Białymstoku, ul. Marii Skłodowskiej-Curie 14, może złożyć kandydat, który spełnia następujące wymagania:

I. Wymagania niezbędne:

• posiadanie obywatelstwa polskiego;
• posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych;
• niekaralność za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe;
• nieposzlakowana opinia;
• wykształcenie: wyższe;
• staż pracy: ogółem minimum 4 lata;
• umiejętności zawodowe: znajomość ustaw i przepisów wykonawczych: ustawy o samorządzie województwa, ustawy o pracownikach samorządowych, Kodeksu postępowania administracyjnego, ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r., w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
• II. Wymagania dodatkowe:
• bardzo dobra znajomość obsługi komputera, w tym aplikacji biurowych (pakiet Microsoft Office) oraz urządzeń biurowych;
• umiejętność pracy w zespole, aktywność w działaniu, odporność na stres; odpowiedzialność, umiejętność organizacji i planowania pracy, samodzielność;
• umiejętności komunikacyjne, dokładność, obowiązkowość i rzetelność w wykonywaniu zadań, wysoka kultura osobista.

III. Główny specjalista będzie wykonywał następujące zadania:

• udzielanie instruktażu w zakresie przygotowania i przekazania dokumentacji do archiwum zakładowego,
• sprawdzanie i przejmowanie w zasób archiwum zakładowego dokumentacji spraw zakończonych z komórek organizacyjnych Urzędu oraz ze zlikwidowanych jednostek organizacyjnych,
• sprawdzanie i przejmowanie z komórek organizacyjnych na stan archiwum zakładowego spraw prowadzonych w całości w systemie EZD,
• wypożyczanie, udostępnianie i wycofywanie dokumentacji z zasobów archiwum zakładowego,
• prowadzenie pełnej ewidencji zasobu archiwum zakładowego, m.in.: prowadzenie wykazu spisów zdawczo-odbiorczych, gromadzenie spisów zdawczo-odbiorczych w podziale wg numerów oraz komórek organizacyjnych,
• zabezpieczanie, konserwacja i przechowywanie posiadanej dokumentacji w archiwum zakładowym,
• porządkowanie i wykonanie ewidencji dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,
• przeprowadzanie kwerend archiwalnych,
• wydawanie wnioskodawcom dokumentacji medycznej,
• przeprowadzanie skontrum dokumentacji,
• sprawdzanie nośników elektronicznych, inicjowanie i udział w przegrywaniu nośników z zasobów archiwum zakładowego,
• przygotowywanie i opracowywanie wszelkiego rodzaju informacji, analiz i sprawozdań,
• przygotowanie dokumentacji z własnej komórki w celu włączenia jej do zasobu archiwum zakładowego,
• współpraca z pracownikami urzędu i innych instytucji, w tym archiwum państwowego, inicjowanie,
• przygotowywanie i przeprowadzanie całego procesu brakowania dokumentacji niearchiwalnej urzędu oraz dokumentacji przejętej i dokumentacji odziedziczonej,
• przygotowywanie dokumentacji i występowanie do archiwum państwowego o przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej,
• przygotowanie materiałów archiwalnych w wersji tradycyjnej i spraw prowadzonych w systemie EZD, opracowanie dokumentacji i plików oraz udział w ich przekazaniu do archiwum państwowego,
• przeprowadzanie kontroli wewnętrznej w Urzędzie w zakresie przestrzegania przepisów instrukcji archiwalnej,
• przeprowadzanie kontroli przedsiębiorców - przechowawców dokumentacji osobowej i płacowej wpisanych do rejestru przechowawców,
• wykonywanie innych zadań zleconych przez przełożonych.

IV. Praca administracyjno-biurowa z obsługą komputera wykonywana w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku, ul Marii Skłodowskiej-Curie 14.

V. Oferty kandydatów na stanowisko głównego specjalisty powinny zawierać:

• list motywacyjny własnoręcznie podpisany;
• wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, zgodnie z załączonym wzorem;
• kserokopię dyplomu ukończenia studiów wyższych;
• kserokopie dokumentów (świadectw pracy, zaświadczeń) potwierdzających staż pracy ogółem minimum 4 lata;
• oświadczenie, że kandydat posiada obywatelstwo polskie;
• oświadczenie kandydata o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełni praw publicznych;
• oświadczenie, że kandydat nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe;
• oświadczenie kandydata o zapoznaniu się z klauzulą informacyjną Administratora Danych Osobowych do celów rekrutacyjnych na podstawie 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych nr 2016/679  z dnia 27 kwietnia 2016 r., zgodnie z załączonym wzorem;
• oświadczenie dotyczące wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych, zgodnie z załączonym wzorem;
• w przypadku zamiaru skorzystania przez kandydata z uprawnienia, o którym mowa w art. 13a ust. 2 Ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2022 r. poz. 530) do oferty należy dołączyć kserokopię dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność kandydata.

 Oferty należy składać w zamkniętych kopertach z podaniem przez kandydata imienia, nazwiska i adresu zwrotnego oraz z dopiskiem „Nabór na stanowisko
głównego specjalisty w Biurze Administracyjnym BKP-I.210.18.2023.MH",

w terminie do 16.10.2023 r.

na adres:

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego
15-097 Białystok,
ul. Marii Skłodowskiej-Curie 14

lub dostarczyć osobiście do pokoju 609 (piętro VI) w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku, ul. Marii Skłodowskiej-Curie 14.

O zachowaniu terminu wskazanego w ogłoszeniu decyduje data wpływu do Urzędu. Dokumenty, które wpłyną do Urzędu po terminie nie będą rozpatrywane.

Informacja o wyniku naboru będzie umieszczona na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej.

VI. W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia niniejszego ogłoszenia, wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w Białymstoku, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, jest niższy niż 6%.

VII. Zgłoszenia kandydatów złożone po terminie, w sposób inny niż określony w ogłoszeniu, bez kompletu wymaganych dokumentów, nie będą brane pod uwagę w postępowaniu rekrutacyjnym. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego w Białymstoku nie odsyła złożonych dokumentów. Kandydat może je odebrać osobiście (po podaniu numeru konkursu)
w Referacie Kadr i Płac (pok. 605 piętro VI) w terminie nie dłuższym niż 1 miesiąc od dnia zakończenia postępowania konkursowego. Nieodebrane dokumenty aplikacyjne będą przechowywane przez okres 2 lat w komórce organizacyjnej odpowiedzialnej za realizację procesu rekrutacji a następnie przekazane do Archiwum Zakładowego na okres 3 lat.
Po tym okresie będą podlegały brakowaniu (zniszczeniu) zgodnie z obowiązującą instrukcja kancelaryjną.

Białystok, dnia 06.10.2023 r.

z up. MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA
Mirosława Jaroszewicz-Łojewska
SEKRETARZ WOJEWÓDZTWA