Dokumentacja przebiegu kontroli z dnia 2022-03-18 - Gmina Łapy

Kontrola planowa w trakcie realizacji projektu konkursowego nr RPPD.09.01.00-20-0372/19-00 projektu pt. „Sukces w działaniu”. Zakres kontroli obejmował sprawdzenie prawidłowości wykorzystania środków z Europejskiego Funduszu Społecznego i Budżetu Państwa oraz ocenę realizacji projektu pt. „Sukces w działaniu” wdrażanego na podstawie Umowy o dofinansowanie nr UDA-RPPD.09.01.00-20-0372/19-00 z dnia 19.12.2019r. Zespół Kontrolujący stwierdził w kontrolowanym projekcie uchybienie o średnim stopniu  istotności, które może prowadzić do powstania nieprawidłowości w obszarze „Zgodność danych przekazywanych we wnioskach o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie Beneficjenta, w tym weryfikacja wskaźników projektu”. Zespół Kontrolujący stwierdził w kontrolowanym projekcie uchybienia o niskim stopniu  istotności w obszarze „Prawidłowość rozliczeń finansowych”. Beneficjent podpisał Informację Pokontrolną w dniu 06.06.2022r. Zalecenia pokontrolne: W obszarze zgodności danych przekazywanych we wnioskach o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie Beneficjenta: Złożenie pisemnego wyjaśnienia poprzez system SL dotyczącego poziomu osiągnięcia wskaźników i produktów oraz zaleca się, aby w realizowanych obecnie i w przyszłości projektach współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego, Beneficjent dochował większej staranności przy ich realizacji, w szczególności z większą starannością przygotowywał dokumenty projektowe, rzetelniej szacował ryzyko nieosiągnięcia zakładanych wskaźników i reagował na powstałe w trakcie realizacji projektu problemy. W obszarze prawidłowość rozliczeń finansowych: W zakresie zatwierdzonych wniosków o płatność tj. wniosków numer 1-8 (wniosek numer 8 został zatwierdzony w czasie sporządzania niniejszej Informacji Pokontrolnej) zaleca się w przyszłości dochowania większej staranności przy wprowadzaniu danych do systemu SL2014. W zakresie Wniosku o płatność nr 9 za okres od 2021-10-01 do 2021-12-31 zaleca się wprowadzenie odpowiednich zmian. Beneficjent dwoma pismami z dnia 10.06.2022 r. (wpływ 14.06.2022 r.) odniósł się do zaleceń pokontrolnych. W jednym z ww. pism wskazano, że obszarze zgodność danych przekazywanych we wnioskach o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie beneficjenta:  - złożono pisemne wyjaśnienie poprzez system SL dotyczące poziomu osiągnięcia wskaźników i produktów. - Przeszkolono kadrę zaangażowaną w realizacje projektu w zakresie: dochowania większej staranności przy planowaniu oraz realizacji projektów współfinansowanych z EFS; przygotowywania dokumentów projektowych z większa starannością; rzetelnego szacowania ryzyka nieosiągnięcia zakładanych wskaźników oraz konstruktywnego reagowania na powstałe w trakcie realizacji projektu problemy itp. W obszarze prawidłowości rozliczeń finansowych: - przeszkolono kadrę zaangażowaną w obsługę systemu SL2014 w zakresie dochowania większej staranności przy wprowadzaniu danych do systemu. - Po odblokowaniu wniosku o płatność nr 009 za okres od 2021-10-01 do 2021-12-31 zostaną wprowadzone odpowiednie zmiany w dokumentach 44/SwDz/2021 (nr księgowy lub ewidencyjny: M-75/10/2021) oraz 52/SwDz/2021 (nr księgowy lub ewidencyjny: M-93/12/2021). W drugim z  ww. pism Beneficjent przekazał Zespołowi Kontrolującemu wyjaśnienia dotyczące wskazanych podczas kontroli uchybień w zakresie: - Liczba osób z niepełnosprawnościami objętych wsparciem w programie; Liczba osób zagrożonych ubóstwem lub wykluczeniem społecznym, poszukujących pracy po opuszczeniu programu; Liczba godzin poradnictwa specjalistycznego.