Dokumentacja przebiegu kontroli z dnia 2022-03-07 - Fundacja „LABORO”

Kontrola doraźna projektu konkursowego nr RPPD.07.01.00-20-0291/19 pt. „Aktywnie do pracy”, przeprowadzona w trakcie realizacji. Zakres kontroli (doraźnej) obejmował sprawdzenie prawidłowości wykorzystania środków z Europejskiego Funduszu Społecznego i Budżetu Państwa oraz ocenę realizacji projektu pt. „Aktywnie do pracy”, wdrażanego na podstawie Umowy o dofinansowanie nr UDA-RPPD.07.01.00-20-0291/19-00 z dnia 13.07.2020r., w następujących obszarach: 1. Postęp rzeczowy realizacji projektu, 2. Postęp finansowy, 3. Personel zaangażowany w realizację projektu. Zespół Kontrolujący w trakcie kontroli doraźnej na miejscu dokonał analizy 100% dokumentacji projektu w w/w obszarach. Zespół Kontrolujący stwierdził w kontrolowanym projekcie uchybienia o wysokim stopniu istotności, które mogą prowadzić do powstania nieprawidłowości, w obszarach: – Prawidłowość rozliczeń finansowych / Zgodność danych przekazywanych we wnioskach o płatność w części dotyczącej postępu finansowego z dokumentacja dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie Beneficjenta. Weryfikacja 100% dokumentów księgowych za okres rozliczeniowy objęty kontrolowanymi wnioskami o płatność wykazała liczne uchybienia dot. nieprawidłowych numerów dokumentów, numerów księgowych, błędne daty wystawienia dokumentów i daty zapłaty, a także błędy rachunkowe/ omyłki pisarskie.; – Wizyty monitoringowe przeprowadzone w oparciu o Upoważnienie znak EFS-IV.44.1.15.2022, w dniach: 25.01.2022r. – warsztaty z wizażu odbywały się w ramach działalności własnej Fundacji, tj. przedmiotowe zajęcia nie były finansowane w ramach projektu „Aktywnie do pracy”. Beneficjent nie poinformował wcześniej IZ RPOWP o zmianie harmonogramu zajęć; 24.02.2022r. – usługa nie była realizowana. Beneficjent, pismem z dnia 08.03.2022r. poinformował IZ RPOWP, iż spotkanie grupowe uczestników projektu „Aktywnie do pracy” odbyło się w dniu 23.02.2022r. oraz, że błąd dot. terminów zajęć wynikł z niedopatrzenia kwestii organizacyjnych, jednakże wszystkie formy wsparcia udzielone zostały zgodnie z założeniami Projektu. Projekt otrzymał 3 kategorię prawidłowości realizacji. Informację Pokontrolną sporządzono dnia 24.10.2022r., którą Beneficjent podpisał w dniu 26.10.2022r. oraz poinformował IZ RPOWP o sposobie wdrożenia zaleceń pokontrolnych. Zalecono: 1. Prawidłowość rozliczeń finansowych / Zgodność danych przekazywanych we wnioskach o płatność w części dotyczącej postępu finansowego z dokumentacja dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie Beneficjenta: – Konieczne jest wdrożenie przez Beneficjenta działań naprawczych w celu zapewnienia odpowiedniej ścieżki audytu w obszarze rozliczeń finansowych; – Zaleca się dołożenie większej staranności przy sporządzaniu wniosków o płatności oraz prowadzeniu dokumentacji finansowo-księgowej, aby w przyszłości nie dopuszczać do powielania podobnych uchybień podczas realizacji projektów w ramach RPOWP 2014-2020 w powyższym zakresie; – Należy dokonać (w porozumieniu z Opiekunem projektu) odpowiednich poprawek we  wnioskach o płatność. 2. Wizyty monitoringowe: – Zaleca się ścisłe przestrzeganie Harmonogramu realizacji zajęć oraz każdorazowe informowanie IZ RPOWP (poprzez System SL i telefonicznie) o odwołaniu zajęć bądź zmianie godzin ich realizacji. Ponadto, Beneficjent zobowiązany jest do przesyłania poprzez System SL2014 harmonogramu zajęć (każdorazowo do 5-go dnia każdego miesiąca) - wyłącznie dofinansowanych w ramach projektu pt. „Aktywnie do pracy”.