Organizacja i prowadzenie działalność kontrolnej
ORGANIZACJA I PROWADZENIE DZIAŁALNOŚCI KONTROLNEJ
Kontrola ma na celu zapewnienie Marszałkowi i Zarządowi informacji umożliwiających sprawne kierowanie Urzędem oraz informacji o pracy nadzorowanych jednostek organizacyjnych.
1. System kontroli w Urzędzie obejmuje kontrolę wewnętrzną i kontrolę zewnętrzną.
2. Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie wykonują:
1) Biuro Organizacji i Nadzoru w zakresie instrukcji kancelaryjnej;
2) Wieloosobowe samodzielne stanowisko pracy ds. nadzoru i kontroli w zakresie organizacji i zarządzania departamentami, przestrzegania przepisów prawa, ze szczególnym uwzględnieniem kodeksu postępowania administracyjnego, prowadzenia działalności kontrolnej przez Dyrektorów Departamentów w ramach sprawowanego przez nich nadzoru nad terminowością i prawidłowością zadań wykonywanych przez pracowników, prawidłowości postępowania w zamówieniach publicznych, przestrzegania realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych przez organy kontroli, terminów realizacji uchwał Zarządu Województwa i wniosków Komisji Sejmiku oraz nadzorowania wykonywania zaleceń pokontrolnych przez wojewódzkie samorządowe jednostki organizacyjne;
3) Koordynator czynności kancelaryjnych oraz Referat Archiwum Zakładowe w zakresie instrukcji kancelaryjnej i instrukcji archiwalnej;
4) Biuro Kadr i Płac w zakresie czasu pracy;
5) Departament Finansów w zakresie bieżącej kontroli finansowej oraz w zakresie zlecanym przez Marszałka, Skarbnika i Sekretarza;
6) dyrektorzy departamentów, kierownicy referatów w zakresie powierzonych obowiązków wynikających z nadzoru nad pracą podległych pracowników, w tym prawidłowości stosowania przepisów kodeksu postępowania administracyjnego, instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji archiwalnej oraz wykonywania uchwał Sejmiku, Zarządu i zarządzeń Marszałka.
3. Kontrolę zewnętrzną, obejmującą sposób realizowania zadań Województwa wynikających z ustawy i innych aktów prawnych oraz uchwał Sejmiku i Zarządu, w odniesieniu do jednostek organizacyjnych i osób prawnych prowadzą:
1) departamenty - wobec nadzorowanych jednostek w zakresie działalności statutowej, oraz udzielania i rozliczania dotacji;
2) Departament Finansów wobec jednostek podległych i nadzorowanych przez Zarząd, w zakresie kontroli zarządczej w rozumieniu ustawy o finansach publicznych oraz w zakresie działalności statutowej i finansowej zakładów opieki zdrowotnej nadzorowanych przez Zarząd.
4. Kontrolę zewnętrzną wykonują departamenty w oparciu o roczny plan kontroli uchwalony przez Zarząd.
5. Propozycję do rocznego planu kontroli dyrektorzy departamentów przekazują do Biura Organizacji i Nadzoru w terminie ustalonym odrębnie.
Szczegółowe zasady i tryb przeprowadzania kontroli regulują odrębne przepisy.
1. Wyniki kontroli powinny być wykorzystane do likwidacji stwierdzonych nieprawidłowości i zapobiegania ich powstawaniu, a także do usprawnienia działalności jednostek kontrolowanych.
2. Biuro Organizacji i Nadzoru sporządza półroczne informacje o wynikach przeprowadzonych kontroli zewnętrznych i kontroli przeprowadzonych w Urzędzie przez Regionalną Izbę Obrachunkową, Najwyższą Izbę Kontroli, Wojewodę Podlaskiego i inne jednostki kontroli zewnętrznej ze wskazaniem niedociągnięć w oparciu o przedłożone przez departamenty informacje o działalności kontrolnej.
1. Materiały pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w Urzędzie przez Regionalną Izbę Obrachunkową, Najwyższą Izbę Kontroli, Wojewodę Podlaskiego i inne jednostki kontroli zewnętrznej przekazywane są departamentom Urzędu zgodnie z merytorycznym zakresem kontroli oraz Sekretarzowi.
2. Projekty odpowiedzi dotyczące sposobu wykonania zaleceń pokontrolnych opracowują dyrektorzy departamentów. Odpowiedzi wymagają akceptacji nadzorującego Wicemarszałka, Członka Zarządu bądź Skarbnika i są przekazywane do wiadomości Sekretarza.
3. Dyrektorzy departamentów prowadzą nadzór nad realizacją zaleceń pokontrolnych z kontroli wewnętrznych i zewnętrznych wykonywanych przez departamenty oraz z kontroli przeprowadzonych w Urzędzie przez Regionalną Izbę Obrachunkową, Najwyższą Izbę Kontroli, Wojewodę Podlaskiego i inne jednostki kontroli zewnętrznej.