Zarządzenie Nr 15/10 z dnia 2010-02-01 w sprawie w sprawie wykonywania obowiązku w zakresie udostępniania informacji publicznej oraz sposobu postępowania z dokumentem elektronicznym w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w Białymstoku

Aktualnie obowiązującym zarządzeniem jest Zarządzenie Nr 53/2013 Marszałka Województwa Podlaskiego z dnia 12 grudnia 2013 r. w sprawie wykonywania obowiązku w zakresie udostępniania informacji publicznej w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w Białymstoku

 

 

 

 

 

 

 

Zarządzenie Nr 15/10
Marszałka Województwa Podlaskiego
 

z dnia 1 lutego 2010 r.

 

w sprawie wykonywania obowiązku w zakresie udostępniania informacji publicznej

oraz sposobu postępowania z dokumentem elektronicznym

w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w Białymstoku

 

 

Na podstawie art. 43 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie województwa (Dz.U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1590 [1]), w związku z art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 roku o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2005 Nr 64 poz. 565[2])  oraz art. 4 ust. 1 pkt. 4 ustawy z dnia 6 września 2001 o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr.112. Poz. 1198[3]), zarządza się, co następuje:

 

I. Postanowienia ogólne

 

§ 1. Zarządzenie określa zasady postępowania w odniesieniu do:

1)        sposobu udostępniania informacji, w tym informacji elektronicznej,

2)        elektronicznego obiegu dokumentów.

§ 2. Ilekroć w Zarządzeniu jest mowa o:

1)        Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego w Białymstoku.

2)        informacji – należy przez to rozumieć dowolne dane będące w zasobach i wykorzystywane przez Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego w Białymstoku.

3)        dokumencie elektronicznym – należy przez to rozumieć każdy dokument wprowadzony do dowolnego systemu elektronicznego zarządzanego przez Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego w Białymstoku.

4)        Regulaminie – należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku.

5)        EOD - Elektronicznym Obiegu Dokumentów - należy przez to rozumieć system elektroniczny umożliwiający pracę z dokumentem elektronicznym, służący do przesyłania dokumentów drogą elektroniczną pomiędzy komórkami organizacyjnymi urzędu.

6)        CCWP - Centrum Certyfikacji Województwa Podlaskiego  – należy przez to rozumieć jednostkę Urzędu zajmująca się wydawaniem podpisów elektronicznych potwierdzonych niekwalifikowanym certyfikatem.

7)        BIP UMWP - Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego – należy przez to rozumieć serwis internetowy, który publikuje informacje publiczne.

8)        departamencie – należy przez to rozumieć departament, biuro, równorzędną komórkę organizacyjną Urzędu.

9)        dyrektorze departamentu – należy przez to rozumieć dyrektora departamentu, dyrektora biura, dyrektora równorzędnej komórki organizacyjnej Urzędu

 

 

II. Udostępnianie informacji, w tym informacji publicznej

 

§ 3. 1. Powszechność dostępu do informacji publicznej jest realizowana poprzez:

1)        zamieszczenie informacji na stronach internetowych prowadzonych przez urząd:

a)    BIP UMWP,

b)    portalu informacyjnym Województwa Podlaskiego „Wrota Podlasia”,

c)    na innych stronach internetowych prowadzonych przez Urząd,

2)        wywieszenie lub wyłożenia informacji w siedzibach Urzędu.

2.    W przypadku nie zamieszczenia informacji w sposób określony w ust 1 dostęp do informacji publicznej realizowany jest poprzez udostępnienie jej na wniosek zainteresowanych stron. Przykładowy wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 4. 1. Udostępniania informacji publicznej dokonuje departament, w zakresie właściwości rzeczowej sprawy, której informacja dotyczy określonej Regulaminem.

2.    Ograniczenia udostępniania informacji publicznej można dokonać jedynie w przypadkach uzasadnionych odrębnymi przepisami, a w szczególności przepisami o ochronie danych osobowych, przepisami związanych z ochroną tajemnicy przedsiębiorcy, przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych.

3.    W przypadkach o których mowa w ust 2, należy dokonać wyłączenia jawności całej informacji lub jej części. Wyłączenia jawności dokonuje dyrektor departamentu podając:

1)        zakres wyłączenia jawności,

2)        podstawę prawną wyłączenia jawności,

3)        osobę dokonującą wyłączenia jawności,

4)        podmiot, w interesie którego dokonano wyłączenia jawności, o ile sprawa dotyczy, tajemnicy przedsiębiorcy.

4.    Jeżeli w wyniku udostępnienia informacji publicznej, Urząd ma ponieść dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku, Urząd może pobrać od wnioskodawcy opłatę w wysokości odpowiadającej tym kosztom. Szczegółowy sposób pobierania opłaty od wnioskodawcy oraz sposób obliczania jej wysokość określa załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

5.    Departament odpowiedzialny za koordynację udostępniania informacji publicznej zgodnie z Regulaminem pełni nadzór merytoryczny nad realizacją przepisów o dostępie do informacji publicznej oraz niniejszego zarządzenia. Na wniosek Marszałka lub Sekretarza Województwa może przeprowadzać kontrole w departamentach w tym zakresie.

§ 5. 1. Decyzje o odmowie udostępnienia informacji publicznej lub umorzeniu postępowania o udzielenie informacji publicznej podejmuje Marszałek Województwa Podlaskiego.

2.    Wzór decyzji o odmowie udostępniania informacji publiczne stanowi załącznik Nr 3 do niniejszego zarządzenia.

3.    Wzór decyzji o umorzeniu postępowania o udzielenie informacji publicznej stanowi załącznik Nr  4 do niniejszego zarządzenia.

§ 6. 1. W Urzędzie, w związku realizacją przepisów o dostępie do informacji publicznej, prowadzi się ewidencje:

1)        wniosków o udzielenie informacji publicznej,

2)        odpowiedzi na wnioski o udzielenie informacji publicznej.

3)        decyzji w sprawie odmowy udzielenia informacji publicznej,

4)        decyzji o umorzeniu postępowania o udzielenie informacji publicznej,

2.    Obowiązek prowadzenia ewidencji, spoczywa na departamencie właściwym do udzielenia informacji zgodnie z przepisami Regulaminu.

 

III. Biuletyn Informacji Publicznej

 

§ 7. 1. Urząd tworzy i administruje urzędowym publikatorem teleinformatycznym BIP UMWP.

2.     Na stronie BIP UMWP – umieszcza się informacje, których publikacja wynika z ustawy o dostępie do informacji publicznej, oraz inne informacje, których umieszczenie wymagane jest na mocy innych przepisów, a także uchwał i zarządzeń organów samorządu województwa.

3.     Regulamin BIP UMWP – określa załącznik Nr 5 do niniejszego zarządzenia.

 

IV. Portal Informacyjny Województwa Podlaskiego - Wrota Podlasia

 

§ 8. 1. Urząd tworzy i administruje Portalem Informacyjnym Województwa Podlaskiego Wrota Podlasia, zwanym dalej Wrotami Podlasia.

2.         Wrota Podlasia posługują się własnym systemem wizualizacji, zwanym dalej logo Wrót Podlasia. Wzór logotypu stanowi załącznik Nr  6 do niniejszego zarządzenia.

3.         Dysponentem logo Wrót Podlasia jest departament odpowiedzialny zgodnie z Regulaminem za zarządzanie i administrowanie Wrotami Podlasia.

4.         Na stronie Wrót Podlasia – mogą być umieszczane wszystkie powszechnie dostępne informacje, a w szczególności informacje dotyczące województwa podlaskiego.

5.         Regulamin Wrót Podlasia określa załącznik Nr 7 do niniejszego zarządzenia.

6.         Na Wrota Podlasia mogą być umieszczane banery pochodzące z innych źródeł – na zasadach wzajemności.

7.         Wrota Podlasia mogą udostępniać swoje logo dla innych podmiotów do celów wyłącznie niekomercyjnych - chyba, że istnieje odrębna umowa.

8.         Logotyp Wrót Podlasia można udostępniać jako oznaczenie patronatu medialnego różnych imprez o charakterze lokalnym, regionalnym i krajowym, regulamin obejmowania patronatem medialnym stanowi załącznik nr 8 do niniejszego zarządzenia.

§ 9. 1. Departamenty obowiązane są do umieszczania na Wrotach Podlasia wszelkich informacji dotyczących regionu i wydarzeń regionalnych.

2.         Departamenty obowiązane są do zamieszczania informacji pochodzących z wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych, które pozostają pod ich nadzorem.

 

V. Portal wewnętrzny

 

§ 10. 1. Urząd tworzy i administruje Portalem Wewnętrznym, zwanym dalej PW UMWP.

2.         Regulamin PW UMWP, określa załącznik Nr 9 do niniejszego zarządzenia.

 

VI. Elektroniczny Obiegu Dokumentów

 

§ 11. 1. Wprowadza się w Urzędzie, obowiązek korzystania z EOD w postępowaniu z pismami wpływającymi, pismami w postępowaniu administracyjnym wszczynanym z urzędu lub na żądanie strony, korespondencją wewnętrzną między departamentami oraz korespondencją elektroniczną.

2.         Wyłączenia sprawy lub procedury z EOD – może dokonać Sekretarz Województwa, na podstawie pisemnego wniosku dyrektora departamentu, po uprzednim zasięgnięciu opinii dyrektora departamentu odpowiedzialnego sprawy organizacyjne Urzędu, dyrektora departamentu odpowiedzialnego za wdrażanie elektronicznych usług oraz funkcjonowanie systemów informatycznych Urzędu oraz komórki organizacyjnej zajmującej się obsługą prawną Urzędu.  Wzór wniosku określa załącznik Nr 10 do niniejszego zarządzenia.

3.         W przypadku wyłączenia sprawy lub procedury z EOD, w celu zachowana zgodności numeracji spraw EOD z formą pisemną, wprowadza się obowiązek ujęcia wyłączonej sprawy lub procedury w formie adnotacji pismem wewnętrznym w EOD.

4.         Departament odpowiedzialny za wdrażanie elektronicznych usług oraz funkcjonowanie systemów informatycznych Urzędu przechowuje i prowadzi ewidencję wniosków, o których mowa w ust 2.

5.         Postanowienie ust. 1 nie uchybia obowiązkowi prowadzenia postępowania w formie pisemnej w przypadkach wymaganych przepisami prawa.

§ 12. 1. W postępowaniu z pismami wprowadzonymi do systemu EOD pracownicy Urzędu mają obowiązek posługiwania się podpisem elektronicznym weryfikowanym niekwalifikowanym certyfikatem  wydanym przez CCWP jako jego subskrybenci.

2.         Zasady uzyskania podpisu i posługiwania się podpisem określa Regulamin CCWP określony odrębną uchwałą Zarządu. Treść Regulaminu publikuje się na stronie internetowej www.ccwp.wrotapodlasia.pl

3.         Pracownicy obowiązani są złożyć oświadczenie subskrybenta o zapoznaniu się z systemem do obsługi EOD, stosowaniem bezpiecznej aplikacji do składania podpisów elektronicznych, oraz o znajomości instrukcji obsługi poczty internetowej, a także zobowiązanie do okresowego aktualizowania danych, określonych w  załącznik Nr 11 do niniejszego zarządzenia.

4.         Oświadczenie dołączane jest do wniosku o wydanie podpisu elektronicznego weryfikowanego niekwalifikowanym certyfikatem i przechowywane jest w CCWP.

§ 13. 1. Każdy pracownik Urzędu posiada urzędowy adres poczty elektronicznej (e-mail), którym powinien posługiwać się w celach służbowych.

2.         Pracownik jest zobowiązany do odbierania przynajmniej raz dziennie poczty elektronicznej.

3.         Pracownik jest zobowiązany dokonywać analizy poczty elektronicznej pod kątem przesyłanych informacji. W stosunku do informacji, które noszą znamiona pism skierowanych do Urzędu, wniosków o informację publiczną należy wszcząć postępowanie przewidziane odrębnymi przepisami prawa.

 

VII. Odpowiedzialność i nadzór

 

§ 14. 1. Odpowiedzialność za koordynacji działań mających na celu realizację obowiązku udostępniania informacji określa Regulamin.

2.         Zobowiązuje się dyrektorów departamentów do:

1)        wykonywania wszelkich czynności pozostających w zakresie kompetencji rzeczowej danego departamentu, związanych z udostępnianiem informacji publicznej, w tym do udzielania przedmiotowych informacji departamentowi odpowiedzialnemu za koordynację udostępniania informacji publicznej,

2)        przygotowywania projektów decyzji w sprawie odmowy udzielenia informacji lub o umorzeniu postępowania o udzielenie informacji publicznej w zakresie kompetencji rzeczowej danego departamentu,

3)        dostarczania do ewidencji informacji o wnioskach o informację publiczną oraz udzielonych odpowiedzi, wraz z kopią wniosku i udzielonej odpowiedzi - w ciągu 7 dni od daty wpływu wniosku lub wysłanej odpowiedzi,

4)        dostarczania do ewidencji informacji o decyzjach o odmowie udzielenia informacji publicznej lub o umorzeniu postępowania o udzielenie informacji publicznej  w ciągu 7 dni od daty wydania decyzji,

5)        archiwizowania decyzji o odmowie udzielenia informacji publicznej lub umorzeniu postępowania o udzielenie informacji publicznej,

6)        archiwizowania wniosków o udzielenie informacji publicznej i udzielanych odpowiedzi,

7)        nadzorowania wypełniania obowiązków związanych z dostępem do informacji publicznej przez departament,

8)        nadzorowania wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych w sprawie posiadania i aktualizacji stron BIP tych jednostek oraz w zakresie realizacji przepisów o dostępie do informacji publicznej.

3.         W przypadku nieobecności dyrektora departamentu do realizacji czynności określonych w ust. 2 upoważniony jest wyznaczony pracownik.

4.         Dyrektor departamentu odpowiada za:

1)        znajomość i stosowanie Regulaminu BIP UMWP, Regulaminu Wrót Podlasia i Regulaminu PW UMWP, oraz realizację obowiązków określonych w § 11-13, w podległym mu departamencie,

2)        aktualność i terminowość zamieszczania informacji w BIP UMWP, na Wrotach Podlasia i na PW UMWP związanych z kompetencją rzeczową podległego departamentu,

3)        kontrolowanie podległego departamentu w zakresie aktualności i terminowości zamieszczania informacji w BIP UMWP, na Wrotach Podlasia i na PW UMWP oraz realizacji obowiązków określonych w § 11-13,

4)        informowania departamentu zajmującego się administrowaniem i edycją Wrót Podlasia i PW UMWP o wydarzeniach i imprezach, w których udział bierze departament lub jest ich organizatorem.

5.         Za zamieszczenie informacji w BIP UMWP, na Wrotach Podlasia i na PW UMWP, terminowość jej zamieszczenia, i jej aktualność odpowiada dyrektor departamentu, z którego pochodzi lub którego dotyczy informacja.

 

VIII. Obsługa techniczna serwerów

 

§ 15. 1. Departament odpowiedzialny za obsługę informatyczną Urzędu odpowiada za funkcjonowanie serwerów, na których funkcjonuje BIP UMWP, Wrota Podlasia, PW UMWP oraz EOD w tym za ich  zabezpieczenia przed nieuprawnionymi zmianami baz danych.

2.         Departament odpowiedzialny za obsługę informatyczną Urzędu realizuje postanowienia Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie technicznym. W tym wykonuje kopię bezpieczeństwa, podejmuje niezbędne naprawy w przypadku awarii.

3.         Departament odpowiedzialny za obsługę informatyczną Urzędu nadaje prawa dostępu do serwerów BIP dla wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych i jednostek samorządu terytorialnego województwa podlaskiego, które wyrażą chęć umieszczenia podmiotowego BIP na serwerach Urzędy na podstawie zawartej umowy lub porozumienia.

 

IX. Zasady przekazywania informacji do osoby upoważnionej przez Marszałka do kontaktów z mediami

 

§ 16. 1. Zadania z zakresu polityki informacyjnej organów samorządu województwa podlaskiego wykonuje osoba upoważniona przez  Marszałka Województwa Podlaskiego, zwana dalej Rzecznikiem Prasowym.

2.         Rzecznik Prasowy wykonuje swoje zadania osobiście lub przy pomocy osoby delegowanej.

3.         Do kontaktów z dziennikarzami upoważniony jest Rzecznik Prasowy, inni pracownicy mogą kontaktować się z dziennikarzami za zgodą Marszałka lub Rzecznika Prasowego. Wyrażenie  zgody może mieć formę ustną.

4.         Rzecznik Prasowy na bieżąco współpracuje z Portalem Informacyjnym Województwa Podlaskiego Wrota Podlasia oraz Biuletynem Informacji Publicznej Urzędu w zakresie pozyskiwana i przekazywania informacji.

§ 17. 1. W celu wykonywania zadań, o których mowa z § 16 zobowiązuje się dyrektorów departamentów, kierowników referatów oraz komórek organizacyjnych Urzędu do udzielania informacji niezbędnych do realizacji zadań Rzecznika Prasowego.

2.         Informacja powinna dotyczyć wszystkich bieżących i planowanych działań związanych z pracą departamentu lub referatu, między innymi takich jak: projekty uchwał, podjęte uchwały, udzielone dotacje, opracowywane programy, konferencje, seminaria, spotkania, wydawane zezwolenia, oświadczenia, zarządzenia, istotne informacje z jednostek nadzorowanych  i inne sprawy z działalności departamentu.

3.         Dyrektorzy, kierownicy referatów i jednostek organizacyjnych są obowiązani do udzielenia niezwłocznie informacji na prośbę Rzecznika Prasowego lub osoby delegowanej.

4.         Prośba o informację może mieć formę ustną lub pisemną. Informację należy przekazywać  w formie ustnie lub elektronicznej na adres poczty elektronicznej Rzecznika Prasowego.

5.         Ograniczenia w przekazywaniu informacji dla Rzecznika Prasowego Marszałka mogą wynikać wyłącznie z ustaw, a w szczególności dotyczyć informacji niejawnych, innych tajemnic ustawowo chronionych i informacji związanych z ochroną danych osobowych.

§ 18. Tracą moc:

1)        zarządzenie Nr 3/04 Marszałka Województwa Podlaskiego z dnia 5 lutego 2004 roku w sprawie dostępu do informacji publicznej w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego.

2)        zarządzenia Nr 8/04 Marszałka Województwa Podlaskiego z dnia 9 marca 2004 w sprawie regulaminu publikacji informacji w sprawie regulaminu publikacji informacji na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa

 

Podlaskiego w Białymstoku.

3)        zarządzenie Nr 11/04 Marszałka Województwa Podlaskiego z dnia 15 marca 2004 roku w sprawie regulaminu publikacji informacji w Podlaskim Portalu Informacyjnym Wrota Podlasia prowadzonym przez Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego w Białymstoku.

4)        zarządzenie nr 13/04 Marszałka Województwa Podlaskiego z dnia 24 marca 2004 zmieniające Zarządzenie Nr 3/04 Marszałka Województwa Podlaskiego z dnia 5 lutego 2004 roku w sprawie dostępu do informacji publicznej w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego.

5)        zarządzenie Nr 49/04 Marszałka Województwa Podlaskiego z dnia 5 listopada 2004 roku w sprawie zasad przekazywania informacji do Rzecznika Prasowego Marszałka Województwa Podlaskiego.

6)        zarządzenie nr 49/08 Marszałka Województwa Podlaskiego z dnia 19 czerwca  2008 w sprawie wprowadzenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD) w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego.

§ 19. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

 

---

[1]Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz.U. z 2002 r. Nr 23 poz. 220, Nr 62 poz. 558, Nr 153 poz. 1271, Nr 214 poz. 1806, z 2003 r.  Nr 162 poz. 1568, Nr 102 poz. 1055, Nr 116 poz. 1206, Nr 126 poz. 875, Nr 227 poz. 1658, z 2007 r. Nr 173 poz. 1218, z 2008 r. Nr 180 poz. 1111, Nr 216 poz. 1370, Nr 223 poz. 1458.

[2] Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz.U. z 2006 r. Nr 12 poz. 65, Nr 73 poz. 501, z 2008 r. Nr 127 poz. 817.

[3] Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz.U. z 2002 r. Nr 153 poz. 1271, z 2004 r. Nr 240 poz. 2407, z 2005 r. Nr 64 poz. 565, Nr 132 poz.1110.

 

 

 

                                                                                              Marszałek Województwa

                                                                                        /Jarosław Zygmunt Dworzański/