Zarządzenie Nr 114/2024 z dnia 2024-07-17 w sprawie w sprawie warunków korzystania ze służbowych pomieszczeń noclegowych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego

Zarządzenie Nr 114/2024
Marszałka Województwa Podlaskiego
z dnia 17 lipca 2024

w sprawie warunków korzystania ze służbowych pomieszczeń noclegowych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego

Na podstawie art. 43 ust. 1 i ust.3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2024 r., poz. 566) zarządzam, co następuje:

§ 1.    Zarządzenie określa warunki korzystania ze służbowych pomieszczeń noclegowych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku, zwanych dalej pomieszczeniami, w tym sposób naliczania opłat za korzystanie z tych pomieszczeń.

§ 2.    W lokalu w budynku położonym przy ul. Poleskiej 89 (budynek C) o powierzchni 59,59 m² wydziela są dwa pomieszczenia o  powierzchni: 12,1 m² oraz trzecie o powierzchni 20,2 m², każde z dostępem do pomieszczeń wspólnych: kuchni,  łazienki i korytarza o łącznej powierzchni 27, 20 m².

§ 3.     1. Pomieszczenia przeznaczone są do czasowego zakwaterowania pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego nie posiadających miejsca zamieszkania na terenie miasta Białystok, których zakwaterowanie pozostawałoby
w związku z wykonywania obowiązków służbowych.
2.    W pomieszczeniach mogą być na wniosek pracownika zakwaterowane również inne osoby wykonujące zadania na rzecz Województwa Podlaskiego, w związku z wykonywaniem tych zadań, oraz goście zaproszeni przez Marszałka Województwa Podlaskiego.
3.    Korzystanie z pomieszczeń osób, o których mowa w ust. 1 i 2 – zwanych dalej korzystającymi - powinno być krótkotrwałe oraz pozostające w odpowiednim i adekwatnym związku ze zgłoszoną potrzebą korzystania.  

§ 4. 1. Pracownik zainteresowany zakwaterowaniem lub kierujący do zakwaterowania osoby, o której mowa w ust. 2, zgłasza za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: ba@podlskie.eu wniosek na lub zgodnie z formularzem wniosku określonym w załączniku do regulaminu. W nadzwyczajnej sytuacji wniosek taki może być zgłoszony telefonicznie, a jego treść powinno zostać potwierdzona na formularzu wniosku sporządzonym przez pracownika przyjmującego zgłoszenie.  
2.    O zakwaterowaniu, a także o pierwszeństwie zakwaterowania decyduje Sekretarz Województwa lub dyrektor komórki organizacyjnej wykonującej zadania z zakresu gospodarowanie pomieszczeniami gościnnymi, z zastrzeżeniem  ust. 3 i 4.
3.    Marszałek Województwa Podlaskiego może polecić zakwaterowanie w pomieszczeniu gościa Województwa, o ile wcześniej pomieszczenie to nie zostało już wydane innemu korzystającemu.
4.    O pierwszeństwie zakwaterowania decyduje waga spraw leżących u podstaw zakwaterowania i okoliczności, w których zgłoszenie zostało złożone.

§ 5. 1. Wniosek, o którym mowa w § 4 ust. 1, stanowi podstawą do wystawienia faktury określającej odpłatność za korzystanie z pomieszczenia gościnnego, z zastrzeżeniem  ust. 2.
2.    W szczególnie uzasadnionych przypadkach losowych Sekretarz Województwa może wyrazić zgodę użyczenie pomieszczenia lub zwolnienia z ponoszenia odpłatności za korzystanie z pomieszczenia.

§ 6. 1. Odpłatność za korzystanie z pomieszczeń według stawki dobowej ustala się corocznie na podstawie średniej z ostatnich 3 miesięcy kosztów ponoszonych na utrzymanie budynku, w którym znajduje się pomieszczenie gościnne.
2.    Dopuszcza się możliwość oddania do korzystania łącznie dwóch lub trzech pomieszczeń wraz z pomieszczeniami wspólnymi jednemu korzystającemu, o ile wynika to z jego sytuacji rodzinnej, osobistej lub innych uzasadnionych i obiektywnych okoliczności. W takim przypadku odpłatność za pomieszczenie podlega zsumowaniu.

§ 7. 1. Sekretarz Województwa nadzoruje wykonywanie zarządzenia.
2.    Czynności z zakresu bieżących spraw związanych z zakwaterowaniem w pomieszczeniach wykonuje dyrektor komórki organizacyjnej wykonującej zadania z zakresu gospodarowania pomieszczeniami lub osoba przez niego upoważniona.
3.    Wraz z wydaniem kluczy do pomieszczenia korzystającemu wydaje się mu regulamin korzystania ze służbowych pomieszczeń noclegowych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego – w brzmieniu stanowiącym załącznik do zarządzenia – celem zapoznania się z nim korzystającego.
4.    Po godzinach pracy Urzędu wydanie kluczy do pomieszczenia i dopełnienie innych czynności związanych z zakwaterowaniem może nastąpić w trybie, uzgodnionym uprzednio z Sekretarzem Województwa lub dyrektorem komórki organizacyjnej wykonującej zadania z zakresu gospodarowanie pomieszczeniami gościnnymi.
3. Dyrektor komórki organizacyjnej wykonującej zadania z zakresu gospodarowanie pomieszczeniami gościnnymi prowadzi Ewidencję osób przebywających w pomieszczeniach gościnnych zgodnie z formularzem stanowiącym załącznik do niniejszego regulaminu

§ 8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.