Uchwała Nr 80/1271/2019 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 2019-11-05

Uchwała Nr 80/1271/2019 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 5 listopada 2019 r. zmieniająca uchwałę w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku 

Na podstawie art. 41 ust. 2 pkt 7 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2019 r. poz. 512 z późn. zm.[1]) Zarząd Województwa Podlaskiego uchwala, co następuje: 

§1. W Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku stanowiącym załącznik do Uchwały Nr 45/632/2019 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 4 czerwca 2019 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku (zmienionym uchwałami: Nr 46/671/2019 z dnia 6 czerwca 2019 r.; Nr 64/1005/2019 z dnia
20 sierpnia 2019 r.; Nr 70/1089/2019 z dnia 17 września 2019 r.; Nr 72/1154/2019 z 1 października 2019 r. oraz Nr 77/1214/2019 z dnia 22 października 2019 r.), wprowadza się następujące zmiany:

1)w § 12 w ust. 1:

a)pkt 24 otrzymuje brzmienie:

„24) Biuro Administracyjne, które przy znakowaniu spraw używa symbolu „BT”;”,

b)w pkt 31 kropkę na końcu zastępuje się średnikiem i po pkt 31 dodaje się pkt 32 w brzmieniu:

„32) Biuro Gospodarcze, które przy znakowaniu spraw używa symbolu„BG”.”;

2)w § 17 ust. 3 otrzymuje brzmienie:

„3. Sekretarz nadzoruje pracę Departamentu Organizacji i Kadr oraz Biura
Administracyjnego i Biura Gospodarczego.”;

 3)po § 109 wyrazy Biuro Administracyjno-Gospodarcze– BA otrzymują brzmienie:

„Biuro Administracyjne- BT”;

 4) § 110 otrzymuje brzmienie:

„1. Biurem Administracyjnym kieruje dyrektor Biura.

2.Funkcję Koordynatora czynności kancelaryjnych pełni wyznaczony przez Marszałka archiwista, realizujący zadania archiwum zakładowego.”;

 5) § 111 otrzymuje brzmienie:

„§111. Do zadań Biura Administracyjnegonależy w szczególności:

a)przygotowywanie projektów umów dotyczących administracyjno-technicznego funkcjonowania Urzędu, nadzorowanie i kontrola realizacji zadań wynikających
z umów,

b)administrowanie mieniem i budynkami Urzędu oraz gospodarowanie pomieszczeniami, zapewnienie właściwego oznakowania siedziby i pomieszczeń Urzędu,

c)zapewnienie utrzymania właściwego stanu technicznego budynków,
eksploatacja, konserwacja, remonty kapitalne i bieżące budynków,

d)zapewnienie właściwej ochrony budynków i mienia oraz monitoringu,

e)obsługa multimedialna i techniczna sal konferencyjnych,

f)zapewnienie usług operatorskich w zakresie telefonii stacjonarnej i komórkowej,

g)organizacja transportu - zapewnienie sprawnego funkcjonowania usług transportowych w Urzędzie, prowadzenie gospodarki paliwowej, ubezpieczanie oraz terminowe wykonywanie okresowych badań technicznych pojazdów Urzędu,prowadzenie analiz w zakresie funkcjonowania taboru samochodowego,

h)zapewnienie utrzymania we właściwym stanie technicznym sprzętu biurowego,
w tym zlecanie napraw gwarancyjnych i pogwarancyjnych oraz bieżącej konserwacji,

i)dokonywanie zakupów zgodnie z planem wydatków, usług związanych z bieżącym utrzymaniem i eksploatacją budynków oraz środków transportu będących
w dyspozycji Urzędu oraz innych usług związanych z zapewnieniem
materialno-technicznych warunków pracy Urzędu, bez względu na źródło finansowania,

j)planowanie i prowadzenie zakupów inwestycyjnych Urzędu,

k)prowadzenie małej poligrafii (powielarni),

l)zabezpieczenie warunków materiałowo-technicznych zapewniających przygotowanie i przeprowadzenie referendum i wyborów do Sejmiku,

m)przygotowywanie postępowań dotyczących zamówień publicznych oraz dokonywanie zakupów związanych z bieżącym funkcjonowaniem Biura,

n)opracowywanie planu budżetu oraz inicjowanie przedsięwzięć zmierzających
do racjonalizacji/ograniczenia wydatków ponoszonych przez Urząd,

o)wdrażanie i nadzór nad przestrzeganiem zasad instrukcji kancelaryjnej oraz zasad instrukcji archiwalnej,

p)udzielanie instruktażu oraz wyjaśnień w zakresie stosowania instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji archiwalnej,

q)przygotowywanie zmian w jednolitym rzeczowym wykazie akt,

r)przeprowadzanie kontroli wewnętrznej w Urzędzie w zakresie przestrzegania przepisów instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej,

s)prowadzenie archiwum zakładowego, w tym:

-  porządkowanie zasobu archiwalnego, w tym inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B), udział w komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie, po uzyskaniu zgody Archiwum Państwowegow Białymstoku, wybrakowanej dokumentacji na zniszczenie,

- organizowanie i przyjmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej od departamentów Urzędu, a także likwidowanych jednostek organizacyjnych zgodnie z obowiązującymi przepisami,

- wydawanie zaświadczeń oraz dokumentacji dotyczącej zatrudnienia pracowników zlikwidowanych zakładów pracy,

- przeprowadzanie skontrum dokumentacji,

- przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,

- porządkowanie akt i sporządzanie sprawozdań z przejętej dokumentacji
  do Archiwum Państwowego w Białymstoku,

- przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów,

- inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,

- sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego
  i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym,

- wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadkuwznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,

- doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania
   z dokumentacją i w porozumieniu z Koordynatorem czynności kancelaryjnych,

- udostępnianie oraz wypożyczanie przechowywanej dokumentacji,

- przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego,

- przygotowywanie dokumentacji niearchiwalnej do ekspertyzy przeprowadzanej przez Archiwum Państwowe,

- porządkowanie przechowywanej dokumentacji, przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,

- prowadzenie rejestru przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą
   w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców
   o czasowym okresie przechowywania oraz wydawanie zaświadczeń,

- prowadzenie kontroli działalności gospodarczej w zakresie objętym wpisem
  do rejestru przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania.”;

 6) po § 111 dodaje się wyrazy „Biuro Gospodarcze – BG”;

 7) § 112 otrzymuje brzmienie:

„§ 112. Biurem Gospodarczymkieruje dyrektor Biura.”;

 8) § 113 otrzymuje brzmienie:

„§113. Do zadań Biura Gospodarczegonależy w szczególności:

a)utrzymanie czystości i porządku w pomieszczeniach Urzędu,

b)planowanie zapotrzebowania na artykuły niezbędne do realizacji merytorycznych zadań Urzędu,

c)zapewnienie materialno-technicznych warunków do realizacji merytorycznych zadań Urzędu (zaopatrzenie w artykułu biurowe i papiernicze, materiały eksploatacyjne, artykuły spożywcze, środki czystości i artykuły  jednorazowe, pieczęci urzędowe i stemple, meble biurowe, kwiaty, prasę, książki i publikacje, zakupy telefonów komórkowych, drobnego sprzętu stanowiącego wyposażenie stanowiska pracy i wyposażenia biurowego z wyłączeniem sprzętu komputerowego oraz oprogramowania, zlecanie emisji ogłoszeń w prasie, wydruku wizytówek, uiszczanie opłat za abonament radiowo-telewizyjny, zaopatrzenie w bilety komunikacji miejskiej, zakup odzieży ochronnej i roboczej),

d)prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych i stempli oraz odbiorników radiowych i telewizyjnych,

e)prowadzenie ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, pozostałych wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia w oparciu o aplikację do zarządzania majątkiem i przeprowadzania inwentaryzacji – STOCK (wprowadzanie, oznaczanie, bieżąca i okresowa analiza danych, generowanie raportów i wydruków); generowanie dokumentów OT, PT, LT i innych w formie papierowej i elektronicznej, kartotek ewidencji wyposażenia indywidualnego oraz potwierdzanie w kartach obiegowych rozliczania się pracowników z posiadanego sprzętu, wyposażenia i pieczęci urzędowych
i służbowych, kartotek odzieży ochronnej i roboczej,

f)likwidacja pieczęci urzędowych i stempli, środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wyposażenia, przekazywanie zużytych materiałów eksploatacyjnych i przygotowywanie rocznych sprawozdań o odpadach,

g)przekazywanie aktualnych danych do komórki finansowo-księgowej,
in. dotyczących zmian ilościowych, zwiększeń lub zmniejszeń środków trwałych oraz uzgodnień stanów,

h)przygotowywanie projektów umów dotyczących funkcjonowania Urzędu
w zakresie ww. zadań, nadzorowanie i kontrola realizacji zadań wynikających
z umów,

i)planowanie i prowadzenie zakupów inwestycyjnych Urzędu,

j)przygotowywanie postępowań dotyczących zamówień publicznych oraz dokonywanie zakupów związanych z bieżącym funkcjonowaniem Biura,

k)opracowywanie planu budżetu oraz inicjowanie przedsięwzięć zmierzających
do racjonalizacji/ograniczenia wydatków ponoszonych przez Urząd.”;

 9) w § 26 w ust. 1 pkt 5 otrzymuje brzmienie:

„5) Samodzielne stanowisko pracy – Rzecznik Prasowy Marszałka, któremu nadaje się symbol „GM-VIII”;”.

§ 2. Wykonanie uchwały powierza się Marszałkowi Województwa Podlaskiego.

§ 3. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

[1]Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone: Dz. U. z 2019 r. poz. 1815.