Uchwała Nr 7/37/2014 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 2014-12-23

       Uchwała Nr 7/37/2014
  Zarządu Województwa Podlaskiego
z dnia 23 grudnia 2014 roku

w sprawie zatwierdzenia zmian w Regulaminie Organizacyjnym Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Białymstoku

Na podstawie art. 41 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 596 z późn. zm.) ^[1] i § 7 Statutu Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Białymstoku stanowiącego załącznik do Uchwały Nr XLI/491/14 Sejmiku Województwa Podlaskiego z dnia 23 czerwca 2014 r., uchwala się co następuje:

§ 1. Zatwierdza się wprowadzenie następujących zmian w Regulaminie Organizacyjnym Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Białymstoku, stanowiącym Załącznik do Uchwały Nr 74/944/11 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 29 grudnia 2011 r. w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Organizacyjnego Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Białymstoku, zmieniony Uchwałą Nr 131/1887/2012 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 11 grudnia 2012r. oraz Uchwałą Nr 242/3499/2014 /2014 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 24 czerwca 2014r.:

1. w § 2 dodaje się pkt 24, który otrzymuje brzmienie:

„24) PO WER – należy przez to rozumieć – Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020”,

2. w § 6 ust. 2 otrzymuje brzmienie:

„2. Dyrektor kieruje WUP-em przy pomocy bezpośrednio mu podległych: Wicedyrektora ds. Europejskiego Funduszu Społecznego, Wicedyrektora ds. Rynku Pracy, kierowników Oddziałów Terenowych oraz kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych”,

3. w §10 ust. 1:
   1. pkt 1 otrzymuje brzmienie:

„1) Wydział Finansowo – Księgowy-

 - Oddział ds. Budżetowych EFS”,                                            

2. pkt 4 otrzymuje brzmienie:

„4) Wydział Kontroli EFS”,                                             

3. pkt 17 otrzymuje brzmienie:

„17) Samodzielne stanowisko ds. Instrukcji Wdrażania Programów Operacyjnych”,

4. dodaje się pkt 22, który otrzymuje brzmienie:

„22) Wydział Wdrażania PO WER.”,

4. § 12 otrzymuje brzmienie:

    „§12 1. Wicedyrektor ds. Europejskiego Funduszu Społecznego bezpośrednio nadzoruje i koordynuje podległe komórki organizacyjne WUP:

1. Wydział Wdrażania PO WER,
2. Wydział Koordynacji i Wdrażania PO KL,
3. Wydział Kontroli EFS,
4. Wydział Obsługi Finansowej EFS,
5. Samodzielne Stanowisko ds. Instrukcji Wdrażania Programów Operacyjnych,
6. Wydział Informacji i Promocji EFS.”,

5. w §13 dodaje się pkt 23, w brzmieniu:

 „23) załatwianie spraw w imieniu Marszałka Województwa Podlaskiego w zakresie określonym odrębnymi upoważnieniami.”,

6. § 14 otrzymuje brzmienie:

„§14. Do kompetencji Wicedyrektora ds. Europejskiego Funduszu Społecznego należy w szczególności:

1. koordynowanie zadań związanych z wdrażaniem Działania 6.1 i 8.1 PO KL,
2. koordynowanie zadań związanych z wdrażaniem PO WER,
3. reprezentowanie WUP na zewnątrz w zakresie udzielonych pełnomocnictw,
4. planowanie kierunków działania oraz sprawowanie nadzoru i koordynacja działań podległych komórek organizacyjnych,
5. określanie zakresów czynności dla kierowników nadzorowanych komórek organizacyjnych,
6. dokonywanie okresowych ocen kierowników nadzorowanych komórek organizacyjnych oraz pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy bezpośrednio podległych Wicedyrektorowi.”,
7. w § 20:
   1. słowa „Oddziału ds. Budżetowych PO KL” zastępuje się słowami „Oddziału ds. Budżetowych EFS”,
   2. pkt 1 otrzymuje brzmienie:

„1) obsługa finansowo-księgowa PO KL oraz PO WER w ramach planu finansowego WUP, a w szczególności:

1. prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej syntetycznej i analitycznej, zobowiązań, należności, planów finansowych oraz angażowania wydatków budżetowych,
2. bieżąca kontrola formalno-rachunkowa dokumentów finansowo-księgowych,
3. dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
4. współpraca z bankami obsługującymi rachunki projektów i działań, wykonywanie dyspozycji środkami finansowymi,
5. analiza stanu środków na rachunkach bankowych pod kątem prawidłowości dokonywanych operacji bankowych oraz możliwości pokrycia bieżących wydatków,
6. dokonywanie wypłat na rzecz beneficjentów i kontrahentów, zwłaszcza na podstawie faktur, rachunków oraz dyspozycji komórek merytorycznych WUP,
7. ocena prawidłowości naliczeń kosztów cząsteczkowych obciążających projekty WUP,
8. uzgadnianie z komórkami merytorycznymi stanu i tempa rozliczeń cząstkowych i ogólnych.”,
   3. pkt 2 otrzymuje brzmienie:

„2) koordynowanie prac planistycznych oraz realizacji planu finansowego WUP w zakresie zadań współfinansowanych środkami PO KL oraz środkami PO WER, a zwłaszcza:”

1. gromadzenie i weryfikacja danych z komórek organizacyjnych WUP służących opracowaniu planów finansowych, harmonogramów wydatków oraz wprowadzaniu zmian w planach dochodów i wydatków,
2. opracowywanie zbiorczych planów finansowych i ich przedkładanie do Wydziału Finansowo-Księgowego celem opracowania planu finansowego dochodów i wydatków WUP,
3. informowanie komórek organizacyjnych o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków oraz o wysokości uzyskanych dotacji,
4.  sporządzanie cząstkowej sprawozdawczości budżetowej i finansowej,
5. sporządzanie okresowych informacji i sprawozdań z wykonania planu finansowego WUP, z uwzględnieniem informacji cząstkowych komórek merytorycznych.”.

8. w § 23 słowa „Wydziału Monitorowania i Kontroli EFS” zastępuje się słowami „Wydziału Kontroli EFS” oraz dodaje się pkt 3, który otrzymuje brzmienie:

„3) Obsługa PO WER poprzez:

1. przygotowywanie projektów wewnętrznych procedur wdrażania PO WER oraz innych dokumentów wymaganych procesem wdrażania PO WER w zakresie zadań realizowanych przez Wydział,
2. przygotowywanie Rocznych Planów Kontroli dotyczących wdrażania I Osi Priorytetowej w ramach PO WER oraz przekazywanie ich do IZ w celu zatwierdzenia,
3. sporządzanie analizy ryzyka projektów wybranych do realizacji,
4. kontrolę projektów realizowanych przez beneficjentów w ramach PO WER – weryfikacja wykorzystania środków przez beneficjentów, w tym kontrola na miejscu,
5. sporządzanie informacji pokontrolnych z przeprowadzonych kontroli,
6. sporządzanie i monitorowanie stanu wdrożenia zaleceń pokontrolnych,
7. informowanie Wydziału Obsługi Finansowej EFS na temat wykrytych nieprawidłowości podczas przeprowadzonych czynności kontrolnych,
8. współpracę z Instytucją Zarządzającą PO WER/ podmiotem zewnętrznym działającym w imieniu Instytucji Zarządzającej PO WER w zakresie przeprowadzania/udziału w przeprowadzaniu kontroli krzyżowych.”,

9. w § 24 dodaje się pkt 3, który otrzymuje brzmienie:

„3) Obsługa PO WER poprzez:

1. przygotowywanie projektów wewnętrznych procedur wdrażania PO WER oraz innych dokumentów wymaganych procesem wdrażania PO WER w zakresie zadań realizowanych przez Wydział,
2. zabezpieczenie środków na realizację PO WER oraz opracowywanie prognoz wydatków w ramach PO WER,
3.   opracowywanie informacji dotyczących nieprawidłowości oraz odzyskiwanie kwot podlegających zwrotowi w ramach PO WER, w tym przygotowywanie w tym zakresie decyzji administracyjnych,
4. sporządzanie dokumentacji finansowej w zakresie finansowania oraz współfinansowania PO WER,
5. przygotowywanie zgłoszenia do ministra właściwego do spraw finansów publicznych podmiotów podlegających wykluczeniu do rejestru podmiotów wykluczonych.”,

10. § 28 otrzymuje brzmienie:

„§28 Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Instrukcji Wdrażania Programów Operacyjnych należy w szczególności:

1. koordynowanie procesu opracowywania instrukcji zawierających opis zadań i procedur związanych z procesem wdrażania Działań w ramach PO KL oraz wdrażania Działania I Osi Priorytetowej w ramach PO WER oraz przekazywanie ich do IP/IZ celem zatwierdzenia,
2. zarządzanie zmianami w zakresie funkcjonowania systemu wdrażania PO KL oraz PO WER,
3. bieżący nadzór nad zgodnością treści instrukcji z regulacjami formalno-prawnymi dotyczącymi PO KL oraz PO WER,
4. współpraca z Instytucją Pośredniczącą w ramach PO KL  oraz z Instytucją Zarządzającą w ramach PO WER w zakresie zapewnienia zgodności instrukcji stosowanych w WUP w Białymstoku z właściwymi przepisami i obowiązującymi wytycznymi.”,

11. § 29 otrzymuje brzmienie:

„§29 Do zadań Wydziału Informacji i Promocji EFS należy w szczególności:

1. przygotowywanie projektów wewnętrznych procedur wdrażania PO KL oraz PO WER jak również innych dokumentów wymaganych procesem wdrażania PO KL oraz PO WER w zakresie zadań realizowanych przez Wydział,
2. prowadzenie działań informacyjno-promocyjnych na temat dostępnych instrumentów wsparcia w ramach EFS,
3. realizacja działań ewaluacyjnych w oparciu o Plan Ewaluacji PO WER,
4. zapewnienie informacji dla potencjalnych odbiorców pomocy poprzez prowadzenie Punktu Informacyjnego w ramach PO KL oraz Punktu Kontaktowego w ramach PO WER, a w szczególności poprzez:
   1. tworzenie, udostępnianie i rozpowszechnianie materiałów informacyjnych nt. EFS (PO KL oraz PO WER),
   2. udzielanie informacji o możliwościach ubiegania się o dofinansowanie realizacji projektu w ramach PO KL oraz w ramach PO WER oraz na temat zasad przygotowania wniosku o dofinansowanie,
5. prowadzenie Punktu Przyjęć Wniosków.”,

12. § 31 otrzymuje brzmienie:

„§31 Do zakresu zadań Wydziału Wdrażania PO WER należy:

1. przygotowywanie projektów wewnętrznych procedur wdrażania PO WER oraz innych dokumentów wymaganych procesem wdrażania PO WER, w tym Rocznych Planów Działania, w zakresie zadań realizowanych przez Wydział,
2. określanie harmonogramów realizacji procedur konkursowych, poziomu kontraktacji i wydatków,
3. organizacja konkursów i ocena projektów konkursowych,
4. przeprowadzanie naboru i ocena projektów pozakonkursowych powiatowych urzędów pracy,
5. przygotowywanie umów o dofinansowanie projektów,
6. weryfikacja wniosków o płatność,
7. bieżąca współpraca z realizatorami projektów w zakresie wprowadzania zmian do wdrażanych projektów, w tym przygotowywanie aneksów do umów,
8. przygotowywanie sprawozdań z realizacji I Osi Priorytetowej w ramach PO WER,
9. wykonywanie zadań związanych z procedurą odwoławczą,
10. współpraca z Instytucją Zarządzającą w zakresie wdrażania PO WER,
11. informowanie Wydziału Obsługi Finansowej EFS nt. wykrytych nieprawidłowości.”,

13. w § 33 po pkt 25 dodaje się pkt 26, 27, 28 i 29, które otrzymują brzmienie:

 „26) planowanie, opracowywanie i rozliczanie wszystkich zadań współfinansowanych ze środków projektu pomocy technicznej PO WER,

27) opracowywanie rocznych projektów pomocy technicznej PO WER,

28) rozliczanie dotacji celowej przeznaczonej na finansowanie projektu pomocy technicznej PO WER,

29) przygotowanie i weryfikacja poprawności deklaracji zarządczej oraz roczne podsumowanie kontroli, o której mowa w art. 59 ust. 5 lit. a i b rozporządzenia (UE) nr 966/2012.”,

14. w § 35 pkt 10 otrzymuje brzmienie:

 „10) dostosowanie systemu informatycznego do wdrożenia PO KL oraz PO WER,”,

15. w § 38 w ust. 1 dodaje się pkt 6, który otrzymuje brzmienie:

 „6) obsługa prawna zadań wynikających z wdrażania programów współfinansowanych ze EFS oraz innych środków Unii Europejskiej.”,

16. w § 39 w ust. 2 pkt 1 otrzymuje brzmienie:

 „1) przeprowadzanie audytu wewnętrznego w WUP w zakresie działalności Urzędu, w tym w zakresie realizacji zadań w ramach PO KL oraz PO WER, na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego oraz w uzasadnionych przypadkach poza planem,”.

§ 2. Schemat organizacyjny Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Białymstoku stanowiący załącznik do Regulaminu Organizacyjnego Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Białymstoku, otrzymuje  brzmienie określone w załączniku do niniejszej Uchwały.

§ 3. Wykonanie uchwały powierza się Dyrektorowi Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Białymstoku.

§ 4.  Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

____________________________

^[1] Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r., poz. 645, z 2014 r. poz. 379, poz. 1072.