Uchwała 46/517/04
Uchwała Nr 46/517/03
Zarządu Województwa Podlaskiego
z dnia 27 sierpnia 2003r.
w sprawie wykonywania kontroli działalności wojewódzkich jednostek organizacyjnych
Na podstawie art. 41 ust. 2 pkt 6 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2001 r. Nr 142 z poz. 1590, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 153, poz. 1271 i Nr 214, poz. 1806) uchwala się, co następuje:
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1.
Uchwała określa sposób wykonywania kontroli działalności wojewódzkich jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez samorząd województwa w postępowaniu kontrolnym standardowym oraz w postępowaniu kontrolnym uproszczonym
§ 2.
Postępowanie kontrolne w rozumieniu niniejszej uchwały obejmuje ogół czynności badawczych dotyczących działalności jednostki kontrolowanej głównie w zakresie realizacji zadań statutowych, zadań województwa wynikających z ustaw i aktów wykonawczych oraz uchwał Sejmiku i Zarządu.
§ 3.
Przepisów uchwały nie stosuje się do kontroli, których zasady i tryb przeprowadzania regulują odrębne przepisy.
§ 4.
Ilekroć w uchwale jest mowa o:
1) Marszałku - rozumie się przez to Marszałka Województwa Podlaskiego;
2) Dyrektorze Generalnym - rozumie się przez to Dyrektora Generalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego;
3) Dyrektorze departamentu - rozumie się przez to dyrektora Biura Sejmiku Województwa Podlaskiego, Biura Informacji i Promocji Województwa, oraz dyrektora departamentu;
4) Urzędzie - rozumie się przez to Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego w Białymstoku;
5) departamencie - rozumie się przez to departament, Biuro Sejmiku Województwa Podlaskiego, Biuro Informacji i Promocji Województwa;
6) zarządzającym kontrolę - rozumie się przez to Marszałka, Wicemarszałków, członków Zarządu;
7) kontrolerze - rozumie się przez to pracownika Urzędu lub zespół kontrolny upoważniony do przeprowadzenia kontroli przez zarządzającego kontrolę;
8) jednostce kontrolowanej - rozumie się przez to podmiot objęty kontrolą;
9) regulaminie - rozumie się przez to regulamin organizacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku.
Rozdział II
Postępowanie kontrolne standardowe
§ 5.
1. Kontroler przeprowadza następujące rodzaje kontroli:
1) kompleksowe - obejmujące całokształt działalności jednostki kontrolowanej;
2) problemowe - obejmujące wybrane zagadnienia z działalności jednostki lub kilku kontrolowanych jednostek;
3) doraźne - podejmowane w razie potrzeby pilnego zbadania nagłych zdarzeń;
4) sprawdzające wykonanie zaleceń pokontrolnych.
2. Sprawdzenie wykonania zaleceń pokontrolnych może nastąpić w ramach prowadzonej kontroli kompleksowej, problemowej lub stanowić odrębne zadanie kontrolne.
§ 6.
Kontrolę prowadzi się na podstawie:
1) rocznego planu kontroli;
2) założeń do kontroli.
§ 7.
Roczny plan kontroli powinien w szczególności określać:
1) zakres kontroli;
2) nazwę jednostki kontrolowanej;
3) rodzaj kontroli, o którym mowa w § 5;
4) termin kontroli;
5) osobę odpowiedzialną za przeprowadzenie kontroli.
§ 8.
1. Przy opracowywaniu rocznego planu kontroli uwzględnia się:
1) wyniki wcześniejszych kontroli;
2) wyniki badań i analiz określonych problemów oraz skarg i wniosków;
3) informacje pochodzące od organów państwowych i samorządowych oraz organizacji i stowarzyszeń pozarządowych, a także pochodzące ze środków komunikacji społecznej.
2. Zarządzający kontrolę może uwzględnić, w rocznych planach kontroli, propozycje tematów kontrolnych wniesionych przez inne organy kontroli.
§ 9.
W razie potrzeby, niezależnie od planu kontroli, o którym mowa w § 6 pkt 1, zarządzający kontrolę może zarządzić kontrolę doraźną.
§ 10.
1. Kontroler dokonuje kontroli w oparciu o założenia do kontroli określające szczegółowy zakres tematyczny i sposób wykonania czynności kontrolnych opracowany przez dyrektora departamentu i zatwierdzony przez zarządzającego kontrolę.
2. Założenia do kontroli powinny w szczególności określać:
1) jednostkę kontrolowaną;
2) rodzaj i temat kontroli;
3) cel kontroli;
4) imiona i nazwiska kontrolerów wchodzących w skład zespołu kontrolnego, wraz ze wskazaniem kierownika tego zespołu;
5) przedmiotowy zakres kontroli;
6) założenia organizacyjne, określające sposób i technikę przeprowadzenia kontroli, w tym problemy, na które należy zwrócić szczególną uwagę w badaniach kontrolnych;
7) wykaz aktów prawnych normujących działania jednostki kontrolowanej.
§ 11.
1. Wszczęcie postępowania kontrolnego następuje z urzędu w oparciu o roczny plan kontroli uchwalony przez Zarząd Województwa.
2. Decyzje w sprawie przeprowadzenia kontroli doraźnych, nie objętych planem kontroli, podejmuje zarządzający kontrolę.
§ 12.
1. Kontrole przeprowadza zespół kontrolny lub upoważniony kontroler. W przypadkach wymagających specjalistycznych kwalifikacji zarządzający kontrolę może powołać rzeczoznawcę.
2. Jeżeli kontrola prowadzona jest przez zespół kontrolny, zarządzający kontrolę wyznacza kierownika i skład zespołu.
3. Do przeprowadzenia kontroli uprawnia pisemne, imienne upoważnienie podpisane przez zarządzającego kontrolę, określające jednostkę kontrolowaną, przedmiot, zakres i termin kontroli oraz dokument tożsamości kontrolera lub legitymacja służbowa.
4. Upoważnienie do kontroli spółek prawa handlowego powinno być podpisane przez dwóch członków Zarządu.
5. Wzór upoważnienia, o którym mowa w ust.1 stanowi załącznik nr 1 do uchwały.
6. Upoważnienia są ewidencjonowane i przechowywane w departamentach, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
7. Do przeprowadzenia kontroli spraw lub dokumentów objętych tajemnicą wynikającą z ustawy o ochronie informacji niejawnych, konieczne jest posiadanie odpowiedniego poświadczenia bezpieczeństwa.
§ 13.
1. Kontroler podlega wyłączeniu z prowadzenia kontroli, w przypadku zaistnienia okoliczności mogących dotyczyć jego roszczeń, praw lub obowiązków, albo roszczeń, praw lub obowiązków jego małżonka, krewnych i powinowatych, bądź osób związanych z nim tytułem przysposobienia, opieki lub kurateli.
2. Kontroler może być wyłączony również w razie stwierdzenia innych przyczyn, które mogą mieć wpływ na bezstronność jego postępowania.
3. Wyłączenie kontrolera następuje na wniosek samego kontrolera, kierownika jednostki kontrolowanej lub decyzją zarządzającego kontrolę.
§ 14.
1. O terminie rozpoczęcia planowanej kontroli kontroler zawiadamia kierownika jednostki kontrolowanej przed rozpoczęciem czynności kontrolnych. Zawiadomienie może zostać przesłane faksem, przy czym oryginał zawiadomienia kontroler doręcza w dniu rozpoczęcia kontroli. Wzór zawiadomienia stanowi załącznik nr 2 do uchwały.
2. Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych kontroler zapoznaje kierownika jednostki kontrolowanej z tematem kontroli, okazuje legitymację służbową lub dowód tożsamości i imienne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.
3. Kontroler stosuje się do przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisów o ochronie informacji niejawnych obowiązujących w jednostce kontrolowanej.
§ 15.
1. Czynności kontrolne przeprowadza się w siedzibie jednostki kontrolowanej, w dniach i godzinach pracy obowiązujących w tej jednostce.
2. Kontrola lub poszczególne jej czynności mogą być przeprowadzane, w miarę potrzeby, również w siedzibie zarządzającego kontrolę.
§ 16.
Kontroler jest upoważniony do:
1) swobodnego poruszania się na terenie jednostki kontrolowanej bez obowiązku uzyskiwania przepustki;
2) wglądu do materiałów w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia kontroli, sporządzania kserokopii tych materiałów;
3) żądania sporządzenia uwierzytelnionych odpisów oraz zestawień danych niezbędnych do kontroli, a także wyjaśnień i oświadczeń w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli.
§ 17.
Kontroler jest obowiązany do:
1) obiektywnego ustalenia stanu faktycznego i prawnego oraz rzetelnego jego udokumentowania, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości - ustalenia ich przyczyn, zakresu i skutków oraz osób odpowiedzialnych za ich powstanie, natomiast w razie stwierdzania osiągnięć i przykładów godnych naśladowania - wskazania osób, które przyczyniły się do nich w sposób szczególny;
2) udzielania instruktażu w zakresie objętym kontrolą;
3) poinformowania kierownika jednostki kontrolowanej o ujawnionych nieprawidłowościach wymagających niezwłocznego podjęcia działań naprawczych.
§ 18.
Ustalenia kontroli stanowią podstawę oceny działań jednostki kontrolowanej.
§ 19.
1. Obowiązkiem kierownika jednostki kontrolowanej jest:
1) umożliwienie wstępu na teren i do pomieszczeń jednostki kontrolowanej;
2) zapewnienie kontrolerowi warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli;
3) przedstawianie na żądanie kontrolera dokumentów i innych materiałów dotyczących przedmiotu kontroli, w tym zapewnienie dostępu do danych osobowych dotyczących kwalifikacji i uposażenia pracowników jednostki kontrolowanej;
4) udzielanie kontrolerowi ustnych i pisemnych wyjaśnień w zakresie objętym kontrolą;
5) sporządzanie uwierzytelnionych odpisów i wyciągów z dokumentów oraz zestawień i obliczeń opartych na dokumentach, niezbędnych do kontroli;
6) zapewnienie nienaruszalności zabezpieczonych przez kontrolera dokumentów i materiałów pozostawionych na przechowanie w jednostce kontrolowanej.
2. W przypadku odmowy wykonania obowiązków wymienionych w ust. 1 kontroler odnotowuje ten fakt w protokole i informuje o nim zarządzającego kontrolę.
§ 20.
1. W zakresie zapewniającym udokumentowanie ustaleń kontroli prowadzi się postępowanie dowodowe. Dowodami w szczególności mogą być dokumenty, wyjaśnienia i oświadczenia.
2. Dokumentami są w szczególności: księgi, kartoteki, rejestry, plany, wykazy, zestawienia, wydruki komputerowe, sprawozdania, dzienniki, protokoły, umowy, faktury, korespondencja, notatki, dokumentacja z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
3. Wyjaśnienia i oświadczenia przyjmowane od pracowników jednostki kontrolowanej powinny być udokumentowane w protokołach według wzorów stanowiących załączniki nr 3 i 4 do uchwały.
§ 21.
1. Kontroler przygotowuje dokumentację z przebiegu i wyników czynności kontrolnych w sposób określony w niniejszej uchwale, zakładając i prowadząc w tym celu akta kontroli.
2. Akta kontroli obejmują w szczególności: upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, zawiadomienie, protokół wraz z załącznikami, wystąpienie pokontrolne wraz z korespondencją związaną z jego wykonaniem oraz materiały dowodowe i inne dokumenty wymienione w niniejszej uchwale.
§ 22.
1. Dokonane w postępowaniu kontrolnym ustalenia kontroler opisuje w protokole kontroli w sposób uporządkowany, zwięzły i przejrzysty.
2. Protokół kontroli powinien zawierać:
1) oznaczenie jednostki kontrolowanej, jej adres, REGON oraz NIP, imię i nazwisko kierownika jednostki;
2) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe kontrolera lub kontrolerów oraz numer i datę upoważnienia do kontroli;
3) datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych, z wymienieniem dni przerw w kontroli;
4) określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą;
5) opis stwierdzonego w wyniku kontroli stanu faktycznego ze wskazaniem na podstawy dokonanych ustaleń zawarte w aktach kontroli, w tym stwierdzonych nieprawidłowości, przyczyn ich powstania, zakresu i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych, wzmiankę o przekazaniu informacji, o których mowa w § 17 pkt.3 oraz wzmiankę o podjętych w związku z tym działaniach zapobiegających i ich skutkach do czasu zakończenia kontroli;
6) wzmiankę o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w protokole oraz o stanowisku zajętym wobec nich przez kontrolera;
7) omówienie dokonanych w protokole poprawek, skreśleń i uzupełnień;
8) informację o sporządzeniu załączników stanowiących część składową protokołu oraz ich wyszczególnienie;
9) wzmiankę o doręczeniu egzemplarza protokołu kierownikowi jednostki kontrolowanej i przysługujących mu uprawnieniach;
10) wzmiankę o dokonaniu wpisu do książki kontroli;
11) podpisy kontrolera i kierownika jednostki kontrolowanej na każdej stronie protokołu oraz miejsce i datę podpisania protokołu;
12) w razie odmowy podpisania protokołu, wzmiankę o przyczynach odmowy;
13) spis załączników stanowiących część składową protokołu.
3. W przypadku, gdy protokół zawiera informacje niejawne, nadaje się mu odpowiednią klauzulę tajności.
4. Protokół sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla kierownika jednostki kontrolowanej i kontrolera.
5. Protokół kontroli podpisują osoby kontrolujące i kierownik jednostki kontrolowanej oraz główny księgowy, jeżeli kontrola obejmowała sprawy finansowo - księgowe.
6. Wzór strony tytułowej protokołu stanowi załącznik nr 5 do uchwały.
7. Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do wszczęcia postępowania pokontrolnego.
§ 23.
1. Kierownik jednostki kontrolowanej może zgłosić zarządzającemu kontrolę, w ciągu 3 dni od daty podpisania protokołu, pisemne wyjaśnienie, co do zawartych w protokole ustaleń lub umotywowane zastrzeżenia, co do jego treści. Brak pisemnego złożenia wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń w wyżej wymienionym terminie uznaje się za akceptację ustaleń i wniosków zawartych w protokole.
2. W razie zgłoszenia zastrzeżeń, o których mowa w ust. 1, zarządzający kontrolę może polecić kontrolerowi dokonanie ich analizy i w miarę potrzeby, podjęcie dodatkowych czynności kontrolnych, a w przypadku stwierdzenia zasadności całości lub części zastrzeżeń, uwzględnić je przy opracowywaniu treści projektu wystąpienia pokontrolnego.
§ 24.
1. W razie stwierdzenia w toku kontroli istotnych uchybień i nieprawidłowości, zarządzający kontrolę, w terminie 7 dni od dnia otrzymania dokumentów formalno- prawnych z kontroli, w tym protokołu kontroli - kieruje do kierownika jednostki kontrolowanej wystąpienie pokontrolne.
2. Wystąpienie pokontrolne powinno zawierać zwięzły opis wyników kontroli ze wskazaniem przyczyn stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień, osób odpowiedzialnych za ich powstanie oraz wnioski i zalecenia do ich usunięcia, wraz z terminem ich wykonania.
3. W razie ujawnienia po kontroli okoliczności uzasadniających podejrzenie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia, zarządzający kontrolę, na wniosek kontrolera, zawiadamia na piśmie właściwy organ do ścigania przestępstw lub wykroczeń.
4. W razie ujawnienia w toku kontroli czynu stanowiącego naruszenie dyscypliny finansów publicznych, zarządzający kontrolę, na wniosek kontrolera zawiadamia na piśmie właściwego rzecznika dyscypliny finansów publicznych.
5. O kierowaniu wystąpień związanych z ustaleniami kontroli do właściwych organów decyduje Marszałek.
§ 25.
1. Kierownik jednostki kontrolowanej, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego ma prawo zgłoszenia na piśmie do zarządzającego kontrolę umotywowanych zastrzeżeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu.
2. W razie zgłoszenia zastrzeżeń, o których mowa w ust.1 kontroler opracowujący wystąpienie pokontrolne dokonuje ich analizy i przedstawia zarządzającemu kontrolę swoje stanowisko wraz z wnioskiem o oddalenie zastrzeżeń lub uwzględnienie zastrzeżeń w całości lub części.
3. O zajętym stanowisku w sprawie wniesionych zastrzeżeń zarządzający kontrolę informuje kierownika jednostki kontrolowanej.
4. Wniesienie zastrzeżeń wstrzymuje, do czasu zakończenia czynności wymienionych w ust. 1 i 2 realizację wniosków pokontrolnych, co, do których zgłoszono zastrzeżenia oraz bieg terminu.
5. W przypadku nie skorzystania z prawa, o którym mowa w ust. 1, kierownik jednostki kontrolowanej, w terminie 30 dni od dnia doręczenia wystąpienia pokontrolnego przesyła zarządzającemu kontrolę informację o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych oraz o wykorzystaniu uwag i wniosków zawartych w wystąpieniu i podjętych działaniach lub o przyczynach niewykonania zaleceń i niepodjęcia tych działań.
§ 26.
1. Zarządzający kontrolę może zarządzić sprawdzenie wykonania zaleceń pokontrolnych.
2. Kontrola sprawdzająca wykonanie zaleceń stanowi odrębne zadanie kontrolne.
Rozdział III
Postępowanie kontrolne uproszczone
§ 27.
1. Uproszczone postępowanie kontrolne może być prowadzone w razie potrzeby:
1) przeprowadzenia doraźnych kontroli w celu sporządzenia odpowiedniej informacji dla potrzeb zarządzającego kontrolę;
2) zbadania określonych spraw wynikających ze skarg, i wniosków oraz petycji i listów obywateli;
3) przeprowadzenia kontroli sprawdzającej, zwłaszcza w zakresie sprawdzenia rzetelności odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne.
2. Do postępowania, o którym mowa w ust. 1 mają zastosowanie przepisy postępowania kontroli standardowej, z wyjątkiem § 22 ust. 1.
3. Z uproszczonego postępowania kontrolnego sporządza się notatkę służbową, która powinna zawierać dane i informacje wymienione w § 22 ust. 2 pkt 1 - 4 i 11. Do notatki służbowej załącza się dowody związane z jej treścią.
4. Wzór notatki służbowej stanowi załącznik nr 6 do uchwały.
Rozdział IV
Postanowienia końcowe
§ 28.
Komplety akt kontroli przechowywane są we właściwych departamentach Urzędu.
§ 29.
Dyrektorzy departamentów raz na rok dokonują analizy działalności kontrolnej departamentu i przekazują ją do Departamentu Organizacyjno - Prawnego i Kadr, Referatu Organizacyjnego, Skarg i Kontroli.
§ 30.
Przepisy rozdziału VIII regulaminu mają zastosowanie do działalności kontrolnej określonej niniejszą uchwałą.
§ 31.
Przy wykonywaniu zewnętrznej kontroli finansowej mają zastosowanie przepisy uchwały Nr 213/1500/02 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 28 lutego 2002 r. w sprawie zasad i trybu wykonywania zewnętrznej kontroli finansowej w wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych.
§ 32.
Przy wykonywaniu kontroli zewnętrznej innych jednostek organizacyjnych przepisy niniejszej uchwały stosuje się odpowiednio.
§ 33.
Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.